Sorgenia, la dematerializzazione per accelerare il time-to-market
Storie di successo: le esperienze digitali raccontate dalle aziende
Nella storia di ogni azienda ci sono dei momenti in cui la crescita del business richiede una revisione delle procedure aziendali, per rendere più efficienti, velocizzare o automatizzare alcune fasi del lavoro o favorire lo scambio di dati da un’area all’altra.
È il caso di Sorgenia, primaria realtà del mercato energy & utilities che produce e vende gas ed energia elettrica nel mercato libero. L’azienda si è rivolta a Intesa (Gruppo IBM) cercando una soluzione che consentisse un’accelerazione del time-to-market. Ecco come Sorgenia ha saputo trasformare i suoi processi facendo leva sul digitale.
L’obiettivo di Sorgenia
Sorgenia ha innanzitutto individuato un’importante area di ottimizzazione: la gestione dei contratti con le agenzie dislocate sul territorio, che si occupano principalmente di fornitura per i clienti business. L’invio e lo scambio dei contratti tra queste agenzie e la sede centrale avveniva sempre su supporto cartaceo. Trattandosi di circa 10.000 / 20.000 contratti all’anno, questa procedura richiedeva molte ore dei collaboratori per compilare e firmare tutta la documentazione, e l’impiego di risorse economiche per la spedizione tramite raccomandata.
«Questo processo per noi significava una grossissima gestione manuale e poca efficienza dal punto di vista del time-to-market, poiché non sempre riuscivamo a chiudere in tempo tutti i contratti» ha affermato Alessandro Bertoli, ICT Director di Sorgenia.
Dalla creazione alla conservazione a norma
La soluzione implementata con Intesa per digitalizzare lo scambio di documenti con le agenzie del territorio consente agli operatori di Sorgenia di scambiare i contratti direttamente in formato digitale. L’identità del firmatario è verificata con l’invio di un codice OTP (One Time Password), che abilita la Firma Elettronica Avanzata su un portale personalizzato per Sorgenia.
«Siamo passati da processi che avevano una forte valenza manuale e che dovevano essere accelerati a strumenti digitali per automatizzare i processi, renderli più sicuri, più controllati e che ci garantiscano il time-to-market» ha aggiunto Alessandro Bertoli.
Come previsto dalla regolamentazione del Codice dell’Amministrazione Digitale infatti, dopo la firma ogni contratto diviene non modificabile: l’integrità delle informazioni viene garantita e il documento viene archiviato e conservato a norma.
«Il servizio ci ha permesso di realizzare innanzitutto l’automazione di questo processo, e successivamente di diventare autonomi e di poter customizzare i procedimenti a seconda del variare delle esigenze di business, che nel nostro ambito cominciano a variare di mese in mese».
Una soluzione, molti benefici
Se migliorare il time-to-market è l’obiettivo principale di Sorgenia, la soluzione fornita da Intesa porta con sé molti altri benefici: la notevole riduzione del consumo di carta permette di risparmiare risorse economiche, ma fa sì che anche l’impatto ambientale dell’azienda migliori notevolmente.
La gestione digitale dei contratti permette non solo di velocizzare lo scambio tra sede e agenzie, ma anche di accedere alla documentazione da mobile e di ridurre la possibilità di errori manuali o smarrimento dei documenti. Infine, l’utilizzo di una FEA e dell’archiviazione a norma dei contratti permette un incremento complessivo della compliance normativa dell’azienda.
«Il tema della digitalizzazione dei processi l’abbiamo vissuto e lo stiamo vivendo non tanto come un punto di arrivo, ma come un punto di partenza. Strumenti di questo tipo consentono una continua evoluzione e trasformazione affinché siano sempre più aderenti agli obiettivi e alle esigenze di business» ha concluso Alessandro Bertoli.
