Smart Working. Working Smart

Un nuovo paradigma organizzativo e culturale, ecco cos’è il lavoro agile

Lavorare in modalità smart significa essere flessibili, responsabili e indirizzare le proprie attività al raggiungimento di obiettivi. Scopri quali sono le best practice e come la tecnologia può rendere il lavoro più produttivo.

Tutto cambia, evolve e si trasforma velocemente, anche l’organizzazione e la cultura aziendale.

Ecco che in questo contesto estremamente dinamico emerge una nuova filosofia, quella dello Smart Working. Proprio così, infatti, è stato definito dall’Osservatorio del Politecnico di Milano: “una nuova filosofia manageriale fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati”.

Questa nuova concezione, regolamentata dalla legge n 81/2017, incentrata sull’assenza di vincoli spazio-temporali, volta al raggiungimento degli obiettivi, presuppone, però, un cambio di mentalità e cultura. Per poter beneficiare dei suoi vantaggi, in termini di produttività aziendale e personale, è necessario che l’azienda sia strutturata in modo da garantire l’operatività del suo personale e che il singolo conosca e condivida la cultura dello Smart Working.

Più smart, più responsabili: vantaggi e controindicazioni

La legge n 81/2017 parla di Smart Working come “una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro”. Perché questo sia davvero realizzabile è necessario sviluppare soft skills legate alla flessibilità, agilità e adattabilità. La gestione del tempo, l’autonomia gestionale e l’atteggiamento responsabile sono infatti alla base di questo metodo di lavoro.

Secondo gli studi condotti dall’Osservatorio del Politecnico di Milano, la maggiore autonomia che deriva dallo Smart Working porta a ottenere un maggior soddisfacimento per il lavoratore nel momento del raggiungimento degli obiettivi e a una maggiore produttività aziendale. Proprio per questo motivo le organizzazioni che adottano lo Smart Working traggono benefici sia a livello aziendale, sia personale. Non solo aumento della produttività, abbattimento dei costi, riduzione dei livelli di turnover, ma anche incremento del benessere e del buon umore dei lavoratori (si pensi alla riduzione dello stress dovuto al commuting: dover percorrere il tragitto che porta da casa al posto di lavoro), maggiore motivazione e incentivo a fornire un valore per l’organizzazione.

Di contro, emergono nuove criticità che bisogna tenere a mente. L’autogestione del tempo e del lavoro può portare a condizioni di overworking, con conseguente rischio che la giornata di lavoro non finisca mai. Al suo opposto possiamo trovare situazioni di underworking: il lavoratore non motivato potrebbe lavorare meno o con un rendimento peggiore. Possono emergere problemi legati al non sentirsi seguiti dai propri colleghi e alla socializzazione: non solo diventa complicato conoscere i nuovi colleghi, ma anche scambiare due chiacchiere con chi si conosce.

Proprio per ovviare a queste situazioni, diventa importante che l’organizzazione ponga al centro di ogni suo interesse l’individuo, la employee experience, fornendo spazi fisici e digitali, strumenti e metodi di lavoro che rispondano non solo alle nuove esigenze di mercato, ma anche a quelle dei dipendenti.

Come può un’azienda lavorare in modalità Smart Working?

Flessibilità organizzativa, volontarietà delle parti a sottoscrivere l’accordo di Smart Working sono due delle condizioni che rendono possibile lavorare da casa in modo agile. Infatti, senza i giusti spazi di lavoro e l’adozione di strumenti che consentano di lavorare da remoto tutto ciò sarebbe vano.

Intesa abbraccia la modalità Smart Working già da molto tempo e siamo sempre più convinti che il Digital giochi un ruolo dominante nei programmi di Change Management come questo. Sebbene l’aspetto digitale sia uno dei più rilevanti, non è l’unico abilitatore del lavoro agile.

Ecco riassunti i principali fattori da considerare e le best practices da seguire per lavorare Smart:

• Definire in modo chiaro regole e linee guida relative alla flessibilità di orario (inizio, fine e durata complessiva), al luogo di lavoro, alla possibilità di scegliere e personalizzare gli strumenti di lavoro.
• Progettare ambienti di lavoro conformi alle necessità professionali (lo Smart Working può essere praticato anche in sedi diverse della propria azienda o in spazi condivisi). Le sedi di Intesa, per esempio, sono ideate per essere degli spazi di collaboration, che consentono di ospitare colleghi di altre sedi di Italia, partner strategici e aziende con la quali avviare progetti di co-creation. Aree condivise, che consentono di strutturare team trasversali e di creare momenti di network con le aziende presenti, cabine insonorizzate, che permettono di isolarsi per call di carattere più privato, sono solo alcuni degli esempi della nuova concezione dello spazio di lavoro.

• Fornire a tutta la popolazione aziendale le tecnologie necessarie per il lavoro agile, intese sia come supporto tecnologico (smartphone, pc e tablet), sia come tool di collaboration. Tecnologie che rendano virtuale lo spazio di lavoro, creando dei digital workplace. Questi strumenti hanno la funzione di semplificare la comunicazione, la collaborazione e la condivisione di documenti e informazioni e di creare network tra colleghi e aziende esterne. Grazie a software collaborativi, database e board condivise è possibile pianificare, organizzare, gestire e monitorare il lavoro all’interno di ciascun team.  Si viene così a creare un ambiente di lavoro virtuale, accessibile da qualunque luogo (non limitato alla propria postazione di ufficio) e in qualunque momento.

• Trasmettere la cultura e il significato dello Smart Working, della fiducia e responsabilità individuale. Il lavoro cambia concezione, si basa sul rendimento e conseguimento dei risultati, più che sul numero di ore passate in ufficio. L’organizzazione diventa result-based.

Tutte queste linee guida sono rafforzate dalle politiche aziendali e dalle skills digitali: estendere le stesse modalità di lavoro a tutti i livelli crea un senso di comunità e di ambiente che promuove l’uguaglianza. Affinché lo Smart Working sia efficiente e si possa sfruttare il massimo potenziale della tecnologia, è necessario che l’intera azienda abbia sviluppato le adeguate competenze digitali.

Seguendo questi punti, diventa possibile creare un contesto lavorativo agile e scalabile, atto a fare fronte a criticità senza ricevere ripercussioni sull’operatività.

Il ruolo di Intesa nel lavoro agile

In un mondo privo di confini spazio-temporali diventa sempre più importante connettere le persone, gli spazi, gli oggetti ai processi di business. Perseguire l’obiettivo di aumentare la produttività, diventa possibile adottando servizi innovativi, che consentono di rendere il lavoro più snello, agile e scalabile.

Intesa si occupa di sviluppare servizi as-a-service che permettono alle aziende di ridisegnare digitalmente la propria supply chain e il proprio business, di collaborare con il loro ecosistema, tramite portali condivisi con i propri clienti e fornitori.

L’approccio che Intesa adotta nel proprio business per garantire la massima operatività è lo stesso che persegue nei confronti delle aziende che scelgono Intesa come guida nel proprio percorso di trasformazione digitale.

A cura di Angelica Deputato – Marketing Operations Specialist, Intesa (Gruppo IBM)