La firma dei contratti digitali: 7 best practice

Cosa tenere a mente in una procedura di firma elettronica

La firma elettronica è uno strumento indispensabile che permette di concludere la firma dei contratti da remoto in poche ore, ma alcuni accorgimenti possono fare in modo che la procedura sia ancora più veloce. Ecco quali.

La firma elettronica è oggi uno strumento indispensabile, tanto per le grandi aziende quanto per le PMI, e durante il 2020 si è rivelata determinante per la sopravvivenza di molte realtà. Vi avevamo già raccontato tutti i vantaggi della firma elettronica in questo articolo. Vediamo ora alcune “buone pratiche” da attuare quando si ha a che fare con una procedura di firma elettronica.

1 – Valuta in anticipo che tipologia di firma richiedere

È ormai risaputo che esistono diversi tipi di firma elettronica che possono essere utilizzati. Quale scegliere dipende dal firmatario e dal documento che dev’essere firmato: la Firma Elettronica Qualificata o la Firma Digitale sono obbligatorie su alcune tipologie di contratto, mentre per altri documenti o per firme di “presa visione” potrebbe essere sufficiente la Firma Elettronica Avanzata o Semplice. Vi consigliamo di valutare in anticipo quale tipologia di firma elettronica fa al caso vostro, per evitare di richiedere inutilmente firme dalla procedura più complessa ma a maggior valore probatorio.

2- Avvisa i firmatari che la procedura di firma sarà digitale

Può essere che non tutti siano abituati a firmare dei documenti con una procedura di firma elettronica, oppure che la persona che dovrà apporre la firma riceva molte e-mail durante il giorno. Per questo è importante avvisare anticipatamente i firmatari che riceveranno l’email per avviare la procedura di firma. In questo modo si avrà la certezza che l’e-mail verrà riconosciuta e la procedura avviata correttamente.

3 – Rinomina correttamente i file (specialmente se lavori nell’HR)

Soprattutto per chi deve inviare molti contratti a firmatari sempre diversi, come può accadere per l’area HR, è consigliabile fare attenzione a come si rinomina il documento prima dell’invio: in questo modo anche la conservazione risulterà più ordinata e sarà più facile ritrovare i documenti successivamente. Se vuoi saperne di più sulla firma elettronica per l’area HR, ti consigliamo di guardare questo webinar.

4 – Stabilisci l’ordine di firma (soprattutto se sei un Sales Manager)

Quando lo stesso contratto dev’essere firmato da più persone, come accade spesso nell’area Sales, è possibile che le procedure aziendali richiedano un ordine preciso nell’apposizione delle firme, o che alcune persone debbano solo prendere visione del documento (per un focus sulla firma elettronica per l’area sales, questo webinar potrebbe fare al caso tuo). Una best practice è quella di verificare in anticipo quale sarà l’ordine in cui i firmatari dovranno inserire le firme, in modo da poterlo stabilire correttamente durante l’invio dei contratti.

5 – Determina dove disegnare i “punti firma”

Solo firma estesa in calce o iniziali su ogni pagina? Per quali sezioni del contratto basta la “presa visione”? Una buona soluzione di firma elettronica dà la possibilità di stabilire, in modo automatico o manuale, in quali punti del contratto andranno inserite firme e iniziali. Per questo è consigliabile valutare da subito il posizionamento dei punti firma e presa visione sul documento.

6 – Assicurati di avere i contatti corretti

Nel caso di Firma Elettronica Avanzata, a chi firma verrà richiesto un codice OTP (One Time Password), che verrà inviato tramite SMS. Sarà quindi indispensabile indicare anche il numero di cellulare del firmatario durante l’invio. Dopo aver stabilito la necessità di richiedere una Firma Elettronica Avanzata (vedi punto 1), verificare anticipatamente con il firmatario la correttezza dei suoi contatti (numero di telefono e mail) aiuterà a chiudere la procedura senza ostacoli.

7 – Controlla a che punto sono le firme

È possibile che chi firma non sia abituato a procedure di firma digitali, o che semplicemente una telefonata distolga l’attenzione dalla procedura, che rimarrà inconclusa. Soprattutto se la procedura prevede un ordine preciso nelle firma, una best practice è quella di tenere sotto controllo chi ha concluso la procedura, per evitare che una semplice distrazione fermi l’intera procedura e quindi la corretta conclusione del contratto.