Sigillo Elettronico: Tutto quello che devi sapere sulla conservazione digitale dei documenti
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Nel 2014 il regolamento eIDAS ha stabilito i requisiti informatici e di sicurezza per l’erogazione dei “servizi fiduciari qualificati”, ovvero tutti quei servizi che digitalizzano in modo sicuro alcune procedure che nel mondo “analogico” hanno sempre avuto valore legale: la firma autografa, il riconoscimento di una persona, l’archiviazione e la conservazione dei documenti.
In questo articolo scoprirai:
Tra queste procedure c’è anche l’apposizione di un sigillo, ovvero un marchio che fin dall’antichità è stato usato per garantire l’autenticità di documenti e comunicazioni e impedirne la manomissione. Anche oggi, quindi, il sigillo elettronico è uno strumento che permette di garantire l’immodificabilità, l’integrità e la provenienza di file (documenti di testo, foto, video, audio..) attribuendo valore probatorio ai file su cui è apposto. Ecco cos’è e come funziona.
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Cos’è il sigillo elettronico e come funziona
Lo scopo del sigillo elettronico, dunque, è il medesimo di un sigillo tradizionale, perché permette di garantire l’integrità e l’origine di un documento elettronico o di un file. Il suo funzionamento è molto simile a quello della firma elettronica avanzata e qualificata, per cui per l’emissione e l’apposizione dei sigilli elettronici è necessario rivolgersi a un Qualified Trust Service Provider. A differenza delle firme, però, il sigillo elettronico è intestato a una personalità giuridica (ad esempio un’azienda o un ente) e non a una persona fisica.
Principali caratteristiche e requisiti normativi
L’utilizzo del sigillo elettronico è disciplinato da norme e regolamenti specifici, che ne definiscono le modalità di impiego e le caratteristiche tecniche. Ad esempio, in Europa, il Regolamento (UE) N. 910/2014, noto come eIDAS, definisce il sigillo elettronico e ne stabilisce le condizioni di validità e di accettazione. È importante sottolineare che, per adeguarsi ai requisiti normativi, l’adozione del sigillo elettronico richiede l’utilizzo di soluzioni conformi, che rispettino gli standard di sicurezza e i criteri di certificazione stabiliti dalle autorità competenti. Per questo per l’apposizione dei sigilli elettronici è sempre bene rivolgersi a un Qualified Trust Service Provider.
Vantaggi della Conservazione Digitale dei Documenti
Sebbene sia un servizio diverso dalla conservazione a norma, il sigillo elettronico può aiutare la conservazione digitale dei documenti e rappresenta comunque un passo importante verso la modernizzazione delle organizzazioni, consentendo una gestione più efficace, sostenibile e sicura delle informazioni. Ecco quali sono i vantaggi del sigillo elettronico per la conservazione digitale dei documenti.
Riduzione dei costi e spazio di archiviazione
L’apposizione del sigillo elettronico permette di garantire l’immodificabilità dei documenti, ed è particolarmente utile se si ha necessità di conservare pochi documenti o garantirne la provenienza. Nel caso di grandi aziende che basano il loro business sulle transazioni documentali, è comunque consigliabile dotarsi di un servizio di conservazione a norma.
Sicurezza e integrità dei documenti
Il sigillo elettronico offre maggiori garanzie di sicurezza e protezione dei documenti, grazie all’adozione di misure di crittografia e autenticazione. In questo modo si prevengono rischi di deterioramento, manomissione e furto.
Le differenze tra Sigillo Elettronico avanzato e qualificato
Il sigillo elettronico può essere di tipo avanzato o qualificato. Entrambi i tipi di sigillo elettronico hanno lo scopo di garantire l’autenticità e l’integrità dei documenti elettronici, ma differiscono per il livello di sicurezza e la validità legale che offrono.
Sigillo elettronico avanzato
Secondo il regolamento eIDAS il sigillo elettronico avanzato è una forma di sigillo digitale che è connesso unicamente al creatore del sigillo, identifica ed è collegato ai dati del suo creatore e permette di rilevarne ogni successiva modifica.
Sigillo elettronico qualificato
Il sigillo elettronico qualificato è equivalente al sigillo elettronico avanzato, ma è inoltre collegato a un certificato qualificato emesso da un Qualified Trust Service Provider eIDAS. Solo i QTSP possono quindi emettere sigilli elettronici qualificati.
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Procedure per l’Utilizzo del Sigillo Elettronico
Per utilizzare un sigillo elettronico sono necessarie alcune procedure fondamentali per garantire l’integrità, l’autenticità e la sicurezza dei documenti digitali sigillati.
Creazione del sigillo elettronico
Il sigillo elettronico qualificato può essere creato ed emesso esclusivamente da Qualified Trust Service Provider eIDAS, in conformità con gli standard di sicurezza e le linee guida definite dalle autorità competenti.
Applicazione del sigillo sui documenti
Una volta creato il sigillo elettronico, viene applicato ai documenti digitali per garantirne l’integrità e l’autenticità. Esistono software specializzati per l’apposizione del sigillo, che consentano di tracciare le attività e forniscono una prova di avvenuta sigillatura.
Conservazione e validità giuridica dei documenti sigillati
L’apposizione del sigillo elettronico non implica automaticamente la conservazione a norma dei documenti, ma è comunque utile a garantirne l’immodificabilità. I documenti su cui viene apposto un sigillo elettronico hanno comunque validità probatoria.
Normative, Linee guida AgiD e Regolamentazioni
Quadro normativo italiano ed europeo
Il sigillo elettronico è normato dall’Art. 36 del regolamento eIDAS, che definisce le caratteristiche del sigillo elettronico avanzato e del sigillo elettronico qualificato. Il regolamento eIDAS è stato completamente recepito dalla normativa italiana, e il suo contenuto è quindi valido anche nel nostro paese. L’articolo 36 elenca quindi le caratteristiche del sigillo elettronico avanzato e del sigillo elettronico avanzato che abbiamo riportato all’interno di questo articolo.
Le Linee guida AgiD
Anche se il sigillo elettronico fa riferimento alla normativa europea eIDAS, spetta all’Agenzia per l’Italia Digitale definire nel nostro Paese le linee guida e le regole tecniche per la generazione di sigilli elettronici qualificati.
Requisiti tecnici e standard per l’utilizzo del sigillo elettronico
Per apporre un sigillo elettronico avanzato o qualificato è quindi indispensabile rivolgersi a un Qualified Trust Service provider o a un fornitori di servizi fiduciari riconosciuti da AgID, come Intesa, a Kyndryl Company. Sarà poi il fornitore del servizio a fornire le istruzioni, i software o i dispositivi indispensabili per apporre i sigilli elettronici ai documenti.
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Linee guida per la corretta gestione e conservazione dei documenti sigillati
I sigilli elettronici avanzati e qualificati garantiscono l’integrità e l’immodificabilità del documento, ma attenzione: non ne sostituiscono la conservazione a norma! La conservazione a norma e l’apposizione di un sigillo elettronico avanzato o qualificato, infatti, hanno gli stessi effetti sul valore probatorio che acquisiscono i documenti, ma sono due diversi servizi, entrambi regolamentati in modo differente. Anche i documenti sigillati, quindi, andranno conservati a norma se richiesto dalla normativa o se si vuole avere la certezza della loro reperibilità. Sebbene spesso i Qualified Trust Service Provider che emettono i sigilli siano anche conservatori qualificati, i documenti sigillati non sono automaticamente archiviati e tenuti al sicuro da un conservatore.
La conservazione digitale dei documenti di Intesa: una soluzione efficiente e sicura
La conservazione digitale è comunque un servizio utile e indispensabile a ogni azienda che debba conservare documenti a norma di legge, come le fatture, i documenti fiscali e i contratti. Sebbene siano molte le aziende che offrono servizi di conservazione a norma, oggi in italia esistono anche i conservatori qualificati, ovvero service provider autorizzati da AgID per la conservazione dei documenti da parte PA. Tuttavia sono sempre di più le aziende private che si rivolgono comunque ai conservatori qualificati, proprio perché garantiscono elevati standard di sicurezza.
Conclusioni
In conclusione, l’utilizzo dei sigilli elettronici qualificati rappresenta un investimento vantaggioso per le aziende che desiderano garantire la sicurezza, l’integrità e l’immodificabilità dei file, anche laddove non sia esplicitamente richiesto dalla normativa. I sigilli elettronici inoltre sono uno strumento che verrà utilizzato sempre di più all’interno della normativa europea.
