NSO: Le linee guida MEF e l’architettura Peppol
Vantaggi, funzionamento e soluzioni per la sanità digitale
In linea con i principali progetti che mirano all’introduzione del Mercato Unico Digitale Europeo, il MEF ha scelto di adottare il tracciato XML UBL e l’architettura PEPPOL per gli ordini d’acquisto della sanità pubblica.
In questo articolo scoprirai:
Il Nodo Smistamento Ordini (NSO) è una piattaforma innovativa che rappresenta un passo fondamentale verso la completa digitalizzazione dei processi di approvvigionamento nel settore della sanità pubblica italiana. Questo sistema è stato progettato per gestire e convalidare in modo telematico gli ordini di acquisto di beni e servizi, garantendo trasparenza, efficienza e una migliore tracciabilità dei flussi operativi.
Gestito dal Ministero dell’Economia e delle Finanze, il NSO opera come un intermediario tra gli enti del Servizio Sanitario Nazionale (SSN) e i loro fornitori, facilitando uno scambio di dati strutturati e sicuri. La sua introduzione è stata motivata dalla necessità di adeguarsi agli standard europei e di uniformare le procedure amministrative per favorire il Mercato Unico Digitale Europeo.
L’obbligo di utilizzo del NSO riguarda tutti gli enti pubblici che fanno parte del SSN e i relativi fornitori di beni e servizi. Questo strumento non solo consente di semplificare le operazioni burocratiche, ma garantisce anche una maggiore precisione nella gestione degli ordini, riducendo gli errori e i ritardi tipici della documentazione cartacea o non standardizzata.
Il passaggio al digitale, supportato dal NSO, rappresenta una trasformazione epocale per le amministrazioni pubbliche e le aziende private che collaborano con il SSN. È un sistema che migliora l’efficienza operativa e pone le basi per un controllo più rigoroso dei processi di spesa pubblica.
Obblighi normativi e scadenze per la sanità
L’introduzione del Nodo Smistamento Ordini (NSO) è stata sancita dalla Legge di Bilancio 2018, che ha stabilito l’obbligo per gli enti del Servizio Sanitario Nazionale (SSN) e i loro fornitori di utilizzare esclusivamente il sistema NSO per gestire gli ordini di acquisto di beni e servizi. Questo obbligo è stato formalizzato attraverso il Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 7 dicembre 2018, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale.
Il sistema si inserisce in un più ampio contesto di armonizzazione europea, allineandosi agli standard previsti dalla Direttiva Europea 2014/55/UE, che promuove l’adozione della fatturazione elettronica e di strumenti digitali per la gestione dei rapporti commerciali tra pubbliche amministrazioni e fornitori. Il NSO rappresenta un passo ulteriore, estendendo l’obbligo di digitalizzazione anche agli ordini elettronici.
Le scadenze per l’adeguamento sono state definite in modo graduale per garantire una transizione agevole. Ad esempio:
- Dal 1° febbraio 2020, l’uso del NSO è diventato obbligatorio per tutti gli ordini di acquisto di beni destinati al settore sanitario.
- Successivamente, è stato ampliato per includere anche gli ordini di acquisto di servizi, garantendo una copertura completa.
Gli enti pubblici del SSN e i loro fornitori sono quindi tenuti a inviare e ricevere gli ordini attraverso un formato elettronico strutturato, specificamente il tracciato UBL (Universal Business Language). Questo standard garantisce l’interoperabilità e la conformità agli obiettivi del Mercato Unico Digitale Europeo.
L’obbligo normativo non si limita alla semplice trasmissione degli ordini, ma include anche la gestione delle notifiche, il monitoraggio dei flussi documentali e l’adozione di processi interamente digitalizzati. Questo rappresenta una sfida significativa per le aziende coinvolte, che devono dotarsi di strumenti adeguati per rispettare i requisiti tecnici e garantire la conformità.
Funzionamento del Nodo Smistamento Ordini
Il Nodo Smistamento Ordini è progettato per garantire un flusso di lavoro completamente digitale e sicuro tra gli enti del Servizio Sanitario Nazionale (SSN) e i loro fornitori. Il sistema si basa su un meccanismo di interoperabilità, che permette la trasmissione e la gestione degli ordini attraverso un formato elettronico standard, il UBL (Universal Business Language).
Come funziona il NSO?
Il processo di funzionamento del NSO si articola in diverse fasi:
- Preparazione dell’ordine: gli enti pubblici del SSN creano un ordine d’acquisto in formato digitale, conforme al tracciato UBL. Questo documento include informazioni strutturate, come dettagli sui prodotti o servizi richiesti, quantità, prezzi e condizioni di pagamento.
- Invio tramite NSO: l’ordine viene inviato al Nodo Smistamento Ordini, che si occupa di verificare la conformità del documento rispetto agli standard definiti. In questa fase, il sistema controlla eventuali errori e assicura che il file sia tecnicamente corretto.
- Trasmissione al fornitore: una volta convalidato, il documento viene inoltrato al fornitore interessato. Il NSO garantisce che l’ordine sia recapitato correttamente e ne monitora il tracciamento fino alla ricezione.
- Gestione delle notifiche: il sistema consente di inviare notifiche di accettazione, rifiuto o modifiche agli ordini. Queste comunicazioni sono gestite in tempo reale, facilitando una comunicazione rapida ed efficace tra le parti.
- Archiviazione e monitoraggio: ogni documento scambiato tramite il NSO viene registrato e reso disponibile per la consultazione attraverso una dashboard dedicata. Questo permette di tracciare l’intero ciclo dell’ordine, riducendo il rischio di errori o perdite di informazioni.
Vantaggi per la sanità e le imprese
L’adozione del Nodo Smistamento Ordini offre una serie di vantaggi significativi sia per la sanità pubblica che per le imprese private coinvolte nei processi di approvvigionamento. Questo sistema rappresenta un passo concreto verso la modernizzazione dei flussi amministrativi, garantendo benefici tangibili sotto molteplici aspetti.
Benefici per la sanità pubblica
- Trasparenza e controllo dei processi: grazie al tracciamento digitale degli ordini, il NSO consente di monitorare in tempo reale l’intero ciclo di approvvigionamento, garantendo un maggiore controllo sui costi e sulla gestione dei fondi pubblici.
- Riduzione degli errori: l’utilizzo di documenti elettronici standardizzati elimina gran parte degli errori legati alla gestione manuale degli ordini, come duplicazioni, omissioni o discrepanze nei dati.
- Efficienza operativa: la digitalizzazione dei processi consente agli enti sanitari di velocizzare le operazioni, riducendo i tempi di elaborazione e migliorando la qualità del servizio offerto ai cittadini.
Benefici per le imprese private
- Miglior gestione dei flussi informativi: i fornitori possono ricevere, gestire e rispondere agli ordini in modo strutturato e centralizzato, semplificando la comunicazione con gli enti pubblici.
- Riduzione dei costi operativi: l’eliminazione della documentazione cartacea e l’automazione dei processi portano a un risparmio significativo in termini di risorse umane e materiali.
- Miglioramento della competitività: l’adeguamento agli standard digitali previsti dal NSO consente alle aziende di posizionarsi in modo più competitivo nel mercato, aumentando la fiducia delle pubbliche amministrazioni nei loro confronti.
Un passo verso la digitalizzazione totale
Il NSO non si limita a migliorare i processi di gestione degli ordini, ma rappresenta anche un’opportunità per accelerare il percorso di digitalizzazione in settori chiave dell’economia. Questo sistema, integrato con altre iniziative come la fatturazione elettronica, pone le basi per una gestione completamente digitale dei rapporti tra pubblico e privato.
Con la sua capacità di creare un ecosistema integrato e interoperabile, il NSO contribuisce a costruire un sistema sanitario più moderno, efficiente e in linea con gli obiettivi europei di un Mercato Unico Digitale.
Leggi anche: PEPPOL, NSO e ordine elettronico, che cos’è e come funziona
Sfide e soluzioni per l’implementazione
Nonostante i numerosi vantaggi offerti dal Nodo Smistamento Ordini (NSO), la sua implementazione presenta alcune sfide che coinvolgono sia gli enti pubblici che i fornitori privati. Adeguarsi a un sistema completamente digitale richiede investimenti in tecnologia, una gestione del cambiamento organizzativo e la capacità di garantire la conformità ai requisiti normativi.
Le principali sfide
- Adeguamento tecnologico: molte organizzazioni, soprattutto quelle di piccole e medie dimensioni, potrebbero trovarsi impreparate ad adottare i sistemi necessari per l’integrazione con il NSO. La transizione al digitale richiede l’implementazione di strumenti che supportino il formato UBL e l’interoperabilità con i sistemi del Ministero.
- Conformità normativa: rispettare i requisiti tecnici e le tempistiche dettate dalla normativa rappresenta un impegno considerevole. Errori o ritardi possono comportare l’invalidità degli ordini e, di conseguenza, problematiche operative.
- Gestione del cambiamento: l’introduzione del NSO richiede un cambiamento culturale e organizzativo, con la formazione del personale coinvolto nella gestione degli ordini e l’adozione di nuove procedure operative.
Piattaforma PEPPOL per NSO
Il tracciato UBL è sicuramente una scelta importante per lo sviluppo dell’e-procurement a livello internazionale. Tale standard è infatti quello su cui basare gli obblighi di accettazione della Fatturazione Elettronica da parte di tutte le PA europee (insieme al CII) a partire da Aprile 2019 (Direttiva sugli Appalti Pubblici) ed è stato sviluppato all’interno del progetto Europeo PEPPOL – Pan European Public Procurement On-Line** con l’intento di mettere a disposizione delle PA di tutta l’Unione Europea uno strumento univoco per lo scambio di fatture, ordini e documenti di trasporto. In Italia, il formato XML PEPPOL è già utilizzato per Ordini, DDT e fatture in Emilia-Romagna, dove Sanità e Regione gestiscono elettronicamente e monitorano le attività con i fornitori. Ancora una volta, la standardizzazione ed il vincolo che lega l’ambito sanitario alla PA sono due elementi chiave per la promozione della digitalizzazione del settore sanitario.
Ruolo di Intesa nell’implementazione del NSO
Intesa, a Kyndryl Company, si posiziona come un partner tecnologico di riferimento per le aziende e le amministrazioni che devono adeguarsi al Nodo Smistamento Ordini (NSO). Con anni di esperienza nella digitalizzazione dei processi aziendali e nella gestione di piattaforme tecnologiche avanzate, Intesa offre soluzioni affidabili per garantire una transizione rapida e conforme ai requisiti normativi.
La Soluzione di Intesa
- Gestione completa degli ordini elettronici: sistema integrato che permette di creare, inviare e ricevere ordini in formato UBL, assicurando la conformità agli standard previsti dal NSO.
- Piattaforme intuitive: attraverso strumenti dedicati, le aziende possono monitorare l’intero ciclo di vita degli ordini, dalla preparazione del documento alla ricezione delle notifiche, in modo semplice e immediato.
- Connettività garantita con il NSO: connessione diretta tra fornitori e Pubblica Amministrazione, facilitando la gestione degli ordini e delle comunicazioni.
- Archiviazione digitale e monitoraggio: ogni transazione è registrata e archiviata in modo sicuro, con la possibilità di consultare i dati tramite una dashboard di monitoraggio progettata per semplificare l’operatività
Grazie al supporto di Intesa, molte aziende hanno già completato con successo la transizione al NSO, migliorando significativamente l’efficienza e la trasparenza dei propri processi di gestione degli ordini. Questi risultati confermano il ruolo di Intesa come partner strategico per l’implementazione del Nodo Smistamento Ordini.
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Come si stabilisce la connessione con la piattaforma NSO?
La connessione con la piattaforma NSO avviene attraverso canali certificati, tra cui la rete PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) o altri sistemi interoperabili. Questi strumenti garantiscono la trasmissione sicura e conforme degli ordini elettronici tra fornitori e Pubblica Amministrazione.
In quale formato devono essere trasmessi gli ordini elettronici al NSO?
Gli ordini elettronici devono essere inviati in formato UBL (Universal Business Language), uno standard internazionale che assicura l’interoperabilità tra i diversi sistemi informatici. Questo formato consente una gestione strutturata e automatizzata delle informazioni.
Come funziona PEPPOL?
PEPPOL è una rete internazionale progettata per facilitare lo scambio elettronico di documenti commerciali tra aziende e Pubblica Amministrazione. Utilizzando un’infrastruttura sicura e standardizzata, PEPPOL permette agli enti pubblici e ai fornitori di scambiare ordini, fatture e altri documenti in modo rapido e conforme alle normative europee.
