Qualified e-Archiving: guida alla nuova Conservazione Digitale Qualificata
Cos’è e quando sarà disponibile la Conservazione a Norma Qualificata
Con l’introduzione del Qualified e-Archiving, il regolamento eIDAS 2.0 segna una svolta nella gestione della conservazione digitale in Europa, offrendo un nuovo standard di sicurezza e affidabilità per la protezione a lungo termine dei documenti elettronici.
Scopri insieme a noi:
Nel panorama sempre più digitalizzato in cui operano aziende e pubbliche amministrazioni, l’archiviazione elettronica riveste un ruolo fondamentale per la gestione sicura e duratura dei documenti. Con l’evoluzione delle normative europee, in particolare grazie alla revisione del regolamento eIDAS (eIDAS 2.0), un nuovo servizio fiduciario che potrebbe trasformare il modo in cui intendiamo la conservazione digitale: il Qualified e-Archiving. Questo servizio, che rappresenta una versione avanzata e “qualificata” della Conservazione a Norma italiana, mira a creare un quadro normativo armonizzato in tutta l’Unione Europea, fornendo una garanzia internazionale sulla durabilità, leggibilità e integrità dei documenti digitali nel tempo.
Il regolamento eIDAS, approvato dalla Commissione Europea a giugno 2021 e pubblicato in Gazzetta Ufficiale nel 2024, ha posto l’accento sulla digitalizzazione dei servizi e sull’importanza di un ecosistema di identità digitali sicuro e affidabile. Tuttavia, tra le novità introdotte, il Qualified e-Archiving, sebbene meno discusso, promette di rivoluzionare il settore dei servizi fiduciari, introducendo standard comuni che potrebbero semplificare la conformità normativa e migliorare l’interoperabilità tra i diversi paesi membri dell’UE.
La revisione del Regolamento eIDAS e le novità introdotte
La revisione del regolamento eIDAS, nota come eIDAS 2.0, rappresenta un passo significativo verso la costruzione di un mercato digitale europeo più coeso e sicuro. Avviata dalla Commissione Europea nel giugno 2021 e culminata con la pubblicazione in Gazzetta Ufficiale nel 2024, questa revisione ha introdotto importanti cambiamenti che influenzano vari aspetti della digitalizzazione, tra cui identità digitali, firme elettroniche e servizi fiduciari.
Una delle principali innovazioni apportate da eIDAS 2.0 è l’inclusione dell’e-Archiving tra i servizi fiduciari. Questa nuova categoria di servizi è stata progettata per rispondere alla crescente necessità di soluzioni di archiviazione armonizzate in tutta l’UE che non solo memorizzino i documenti elettronici in modo sicuro, ma ne garantiscano anche la durabilità, integrità e prova di autenticità nel tempo. Il regolamento introduce quindi una normativa europea uniforme, auspicata da tempo da operatori di settore e dall’AgID, per disciplinare l’archiviazione elettronica e assicurare che i documenti digitali conservino la loro validità legale attraverso gli anni.
Oltre all’archiviazione qualificata, eIDAS 2.0 ha apportato modifiche significative al sistema di identità digitale europeo, facilitando l’interoperabilità tra i vari stati membri e promuovendo l’adozione di identità digitali comuni. Questi cambiamenti mirano a rafforzare la fiducia nei servizi digitali e a incentivare una maggiore adozione delle soluzioni digitali, sia nel settore pubblico che privato.
La revisione di eIDAS rappresenta non solo un aggiornamento delle normative esistenti, ma anche un ampliamento delle possibilità per i fornitori di servizi fiduciari di innovare e offrire nuovi servizi, come il Qualified e-Archiving, destinati a cambiare il panorama della conservazione digitale in Europa.
Cos’è il Qualified e-Archiving: Definizione e Obiettivi
Il Qualified e-Archiving è una versione avanzata dell’e-Archiving (archiviazione elettronica) introdotto dal regolamento eIDAS 2.0. Questo servizio garantisce la conservazione, integrità e leggibilità dei documenti digitali nel tempo, assicurando che mantengano la loro validità legale. Rispetto alla tradizionale Conservazione a Norma, il Qualified e-Archiving richiede il rispetto di standard più elevati, creando un quadro normativo armonizzato a livello europeo. L’obiettivo è garantire una maggiore sicurezza e affidabilità nella conservazione digitale e facilitare l’interoperabilità tra i diversi sistemi di archiviazione.
Differenze tra Conservazione a Norma e Qualified e-Archiving
La Conservazione a Norma e il Qualified e-Archiving sono due concetti che, pur avendo obiettivi simili, presentano differenze significative, soprattutto a livello normativo e di applicazione. In Italia, la Conservazione a Norma è regolata da una serie di normative che assicurano che i documenti digitali siano conservati in modo tale da garantirne l’autenticità, integrità, affidabilità e leggibilità nel tempo. Questo processo implica non solo la semplice archiviazione dei documenti, ma anche una serie di procedure (come la metadatazione e l’apposizione di una firma elettronica) per garantirne la validità legale.
Il Qualified e-Archiving, introdotto dal regolamento eIDAS 2.0, estende questi principi a livello europeo, fornendo un quadro normativo comune che standardizza le procedure di archiviazione elettronica in tutta l’Unione Europea. A differenza della Conservazione a Norma, che è specifica per l’Italia, il Qualified e-Archiving punta a creare un sistema armonizzato che faciliti l’interoperabilità tra i diversi paesi membri dell’UE. Inoltre, i fornitori di questo servizio devono rispettare standard tecnici e di sicurezza più rigorosi, elevando il livello di protezione e affidabilità offerto.
Mentre la Conservazione a Norma rimane un pilastro fondamentale per la gestione dei documenti digitali in Italia, il Qualified e-Archiving rappresenta un’evoluzione normativa che mira a standardizzare e potenziare la conservazione digitale a livello europeo, offrendo maggiori garanzie di sicurezza e conformità legale.
Impatto dell’e-Archiving in Italia
Nonostante la normativa italiana faccia distinzione tra i termini archiviazione e conservazione digitale, effettuando un rapido confronto tra il testo di eIDAS 2.0, l’art. 20 del CAD e le Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, non si può non notare la ricorrenza delle terminologie e la sovrapposizione dei concetti basilari che definiscono i due servizi.
Possiamo quindi affermare che il contesto normativo italiano e i fornitori dei servizi di conservazione (e in particolar modo i Conservatori Qualificati per le PA), si trovano quindi in una posizione di vantaggio rispetto a quello degli altri paesi europei. L’introduzione dell’e-Archiving tra i servizi qualificati, tuttavia, avrà un impatto notevole sul mercato dei servizi di conservazione, migliorando sicuramente l’interoperabilità ma anche aumentando la competitività tra i fornitori UE.
Leggi anche: Conservazione, gli impatti di eIDAS 2.0
Come Implementare il Qualified e-Archiving: Attese e Requisiti
Implementare il Qualified e-Archiving richiederà un’attenta preparazione da parte dei fornitori di servizi fiduciari, in attesa della pubblicazione degli atti implementativi da parte della Commissione Europea, previsti a partire da novembre 2024. Questi atti forniranno le linee guida dettagliate e le specifiche tecniche necessarie per garantire la conformità ai requisiti di eIDAS 2.0.
In Italia, i fornitori di servizi fiduciari qualificati (QTSP) come Intesa, che già offre servizi di firma elettronica qualificata, sigilli elettronici e marche temporali, sono in una posizione favorevole per integrare il Qualified e-Archiving nella loro offerta. Intesa, essendo anche un Conservatore Qualificato riconosciuto da AgID, ha già l’infrastruttura e l’esperienza necessarie per affrontare questa transizione. L’azienda sta seguendo con attenzione lo sviluppo delle normative europee e si sta preparando a soddisfare i requisiti tecnici e di conformità necessari per ottenere la certificazione per il Qualified e-Archiving.
Il primo passo per implementare il Qualified e-Archiving sarà condurre un’analisi dettagliata dei requisiti tecnici e normativi, seguita da un adeguamento delle infrastrutture esistenti. Sarà essenziale garantire che i sistemi siano in grado di rispettare gli standard di integrità, autenticità e leggibilità richiesti per tutto il periodo di conservazione dei documenti. Inoltre, i fornitori come Intesa dovranno prepararsi a sottoporsi a verifiche e audit da parte delle autorità competenti per ottenere la certificazione necessaria.
L’implementazione del Qualified e-Archiving rappresenta una sfida significativa, ma anche una grande opportunità per i fornitori come Intesa di consolidare la propria posizione nel mercato europeo dei servizi fiduciari.
