La conservazione a norma dei documenti doganali
Per quanto tempo devono essere conservate le attestazioni di origine e le dichiarazioni dei fornitori?
La gestione dei documenti doganali è stata rivoluzionata dalla digitalizzazione e dalle normative europee che impongono la conservazione elettronica a norma. Strumenti come il Cassetto Doganale e normative come il Codice Doganale Unionale (CDU) e il progetto ICS2 garantiscono la conformità e la sicurezza dei dati. In questo articolo vedremo come conservare correttamente documenti fondamentali come le attestazioni di origine preferenziale e le dichiarazioni dei fornitori, e i vantaggi di una gestione digitale efficiente e sicura.
In questo articolo scoprirai:
La digitalizzazione ha rivoluzionato il modo in cui le aziende gestiscono e conservano i documenti doganali. Con l’introduzione di normative come il Codice Doganale Unionale (CDU) e il progetto europeo ICS2, è obbligatorio conservare elettronicamente le attestazioni di origine e le dichiarazioni dei fornitori per almeno 4 anni. L’utilizzo di soluzioni come il Cassetto Doganale, che consente il download automatico dei documenti tramite codici MRN, assicura la conformità e la sicurezza dei dati
Normativa di riferimento
Le normative europee e italiane impongono alle aziende di conservare i documenti doganali in forma elettronica e conforme. Tra i riferimenti principali troviamo:
- Regolamento UE 952/2013 (Codice Doganale Unionale), che impone la digitalizzazione e il tracciamento dei documenti relativi alle importazioni, esportazioni e transiti di merci.
- ICS2 (Import Control System 2): sistema che impone agli operatori economici di fornire informazioni preventive sulle merci che entrano nell’UE, per garantire la sicurezza delle catene di approvvigionamento.
- Codici MRN: questi identificatori unici accompagnano tutte le dichiarazioni doganali e devono essere conservati a norma per almeno 4 anni.
Tipologie di documenti doganali da conservare
Tra i principali documenti doganali rilevanti per l’import/export troviamo:
- Prospetto di Sintesi della Bolla Doganale
- Documento di Svincolo
- Prospetto ai fini Contabili della Bolla Doganale
- DAE (Documento Amministrativo di Esportazione)
- Visto Uscire Tutti questi documenti sono fiscalmente rilevanti e devono essere conservati a norma per evitare sanzioni e garantire una corretta gestione fiscale.
Conservazione digitale e gestione dei documenti doganali
Le aziende italiane possono ora sfruttare la tecnologia per gestire e conservare digitalmente i documenti doganali tramite il Cassetto Doganale. Utilizzando i codici MRN, è possibile scaricare in modo automatico documenti come il Prospetto di Sintesi o il Documento di Svincolo, garantendo così una gestione più efficiente e sicura.
Inoltre, con l’introduzione del Codice Doganale Unionale, le dichiarazioni doganali devono essere inviate in formato elettronico, un passo che ha digitalizzato completamente il processo, rendendolo più trasparente e accessibile. Questo cambiamento è stato attuato per facilitare la tracciabilità e la conservazione delle informazioni doganali e assicurare il rispetto delle norme fiscali, come la detrazione IVA.
ICS2: Sicurezza e digitalizzazione del sistema doganale
In linea con le misure di sicurezza europee, l’UE ha avviato il progetto ICS2, che mira a rafforzare la protezione delle merci importate, garantendo un controllo preventivo attraverso la Dichiarazione Sommaria di Entrata (ENS). Questo permette di monitorare i dati prima dell’arrivo delle merci, assicurando la conformità alle normative di sicurezza doganale.
L’importanza della dichiarazione di origine preferenziale nella gestione digitale dei documenti
La dichiarazione di origine preferenziale è un documento fondamentale per certificare l’origine delle merci nei commerci internazionali, permettendo agli esportatori e importatori di ottenere riduzioni o esenzioni sui dazi doganali. Nella gestione digitale dei documenti, questa dichiarazione diventa ancora più rilevante: grazie alle piattaforme digitali di Intesa e ai sistemi di archiviazione elettronica a norma, è possibile conservare e recuperare rapidamente le dichiarazioni dei fornitori, garantendo conformità alle normative e facilitando i controlli doganali, riducendo il rischio di errori e semplificando i processi
Cos’è la dichiarazione di origine preferenziale e a cosa serve
L’attestazione di origine è un documento che può accompagnare le merci che vengono scambiate tra paesi che hanno stipulato “Accordi di libero scambio”, come quelli che vigono all’interno dell’UE o che l’UE stessa ha con paesi extracomunitari (in modo unilaterale o bilaterale), ed è un documento utile sia all’esportatore che all’importatore perché permette di ottenere una riduzione o un’esenzione dei dazi doganali. L’attestazione di origine può essere prodotta solo dai cosiddetti “esportatori autorizzati”, per i quali è sufficiente inserire la dichiarazione in fattura. In alcuni casi, tuttavia, l’esportatore deve raccogliere e conservare anche le “dichiarazioni di origine dei fornitori”. Esiste quindi una differenza sostanziale tra le attestazioni di origine e le dichiarazioni di origine preferenziale dei fornitori, sebbene talvolta la terminologia utilizzata sia la stessa.
Cos’è e a cosa serve la dichiarazione di origine preferenziale dei fornitori
Nel caso in cui l’esportatore non coincida con il produttore delle merci, o le merci esportate siano prodotte a partire da altre merci o materie prime, l’esportatore dovrà infatti richiedere una dichiarazione del fornitore o dei fornitori che hanno “contribuito” all’ottenimento del prodotto finale.
La dichiarazione di origine preferenziale serve a dichiarare che un determinato prodotto proviene da un determinato Paese e deve essere inviata dall’azienda che ha fornito le materie prime o le componenti all’azienda esportatrice. Alcune delle merci esportate, infatti, possono essere il risultato di una trasformazione di altri prodotti. Per esempio, una bicicletta può essere assemblata in Italia con componenti provenienti dalla Cina. Le biciclette, al momento dell’esportazione, avranno origine italiana o cinese?
Per poter dichiarare che un prodotto proviene da un determinato Paese (e quindi ha un’origine preferenziale), i prodotti esportati devono poter essere considerati sufficientemente lavorati sulla base di parametri presenti negli accordi di libero scambio, ed è necessario che la dogana possa verificare se la trasformazione avvenuta è effettivamente sufficiente.
L’esportatore, dunque, nel caso in cui non coincida con il produttore diretto delle materie prime, deve sempre richiedere ai fornitori una dichiarazione scritta che specifica l’origine delle componenti o delle materie prime.
Le dichiarazioni dei fornitori possono essere “a fornitura” o “a lungo termine” nel caso di forniture regolari. In questo secondo caso la dichiarazione dei fornitori può avere una validità massima di due anni.
Come ottenere la dichiarazione dei fornitori per l’origine preferenziale
Per l’esportatore dunque è indispensabile coinvolgere il o i fornitori nell’acquisizione di queste dichiarazioni all’occasione della singola fornitura o periodicamente ogni due anni nel caso di forniture continue. Sfortunatamente questo lavoro, nella maggior parte dei casi, richiede molto tempo di controllo “manuale” delle dichiarazioni, della loro scadenza e di solleciti ai vari fornitori.
Attestazioni di origine e dichiarazioni dei fornitori: per quanto conservarle?
Le attestazioni di origine e le dichiarazioni di origine preferenziale dei fornitori devono obbligatoriamente essere conservate dagli esportatori per almeno 4 anni. Non esiste invece un obbligo di conservazione delle dichiarazioni dei fornitori da parte dei fornitori stessi, ma le autorità doganali potrebbero richiedere direttamente a loro questi documenti in caso di verifica: è quindi consigliabile che anche il fornitore conservi a norma le dichiarazioni rilasciate, sempre per un periodo di almeno 4 anni.
Intesa, a Kyndryl Company, in qualità di Qualified Trust Service Provider offre una soluzione di conservazione a norma e gestione dei documenti che si può adattare alle esigenze del mercato. Utilizzare una soluzione di conservazione a norma per i documenti doganali permette di ottenere numerosi vantaggi, tra cui:
- possibilità di trovare e reperire i documenti più facilmente
- sicurezza della corretta archiviazione
- sicurezza tecnologica rispetto alla loro cancellazione / smarrimento
- garanzia di integrità e immodificabilità dei documenti
La conservazione a norma per i documenti doganali, per le attestazioni di origine e per le dichiarazioni dei fornitori è quindi la soluzione ideale per archiviare e reperire questi documenti con grande facilità e sicurezza.
