Firmare contratti digitalmente: le modalità più diffuse

Uno sguardo ai modelli maggiormente adottati dalle aziende

I nuovi sistemi per firmare elettronicamente i documenti permettono di sfruttare al meglio le opportunità messe a disposizione dalla digitalizzazione.

Oggigiorno tutto è a portata di click e i nostri device mobili sono utilizzati per qualsiasi necessità. L’utilizzo dello smartphone ha cambiato la quotidianità di ognuno di noi, introducendo il concetto di connessione 24/7 e offrendo un grandissimo numero di App utilizzabili per scopi personali così come in ambito professionale.

I nuovi sistemi per firmare elettronicamente i documenti permettono di sfruttare al meglio le innumerevoli opportunità messe a disposizione dalla digitalizzazione dei processi, operando nel rispetto della normativa vigente e garantendo l’immodificabilità del documento digitale firmato.

Tuttavia la firma in mobilità dei contratti è solo una delle possibilità adottate oggi dalle aziende. Analizziamo i modelli più diffusi.

In questo articolo scoprirai:

Primo modello firma digitale

Un primo modello presuppone la presenza fisica e simultanea del firmatario e dell’operatore che espone (digitalmente) i documenti da verificare, completare e firmare. In questo scenario sussiste il “vincolo del luogo”, ovvero la necessità per il firmatario di trovarsi in uno specifico ufficio/filiale in compresenza con l’operatore. Dal punto di vista aziendale, questa tipologia presenta un “vincolo del tempo” poiché prevede la definizione di orari di apertura al pubblico e di disponibilità del proprio personale lavorativo a svolgere le attività di relazione con il cliente. Per quanto riguarda il cliente finale, invece, esso deve recarsi di persona presso lo sportello ad uno specifico orario. Questo modello viene principalmente adottato dalle aziende che voglio mantenere il contatto face-to-face con i propri clienti.

Secondo modello firma digitale

Un secondo modello presuppone la presenza fisica e simultanea del firmatario e dell’operatore ma senza vincoli spaziali. In questo caso si tratta di un operatore/agente che è dotato di tablet, utilizzato per la consultazione dei documenti contrattuali, l’eventuale modifica e consultazione da parte del cliente, ed infine, per l’apposizione della firma. Il “vincolo del tempo” è dettato unicamente dagli orari che devono essere prefissati, ad esempio grazie ad un appuntamento.

Terzo modello firma digitale

Un terzo modello può essere, invece, generato grazie alla completa trasformazione digitale del processo e della relazione con il cliente poiché non presuppone la compresenza di nessuna delle due parti e le stesse attività possono essere svolte in modalità completamente digitale ed unattended. In altre parole, il firmatario è libero di poter stipulare il proprio contratto in qualsiasi momento ed in qualsiasi luogo. È sufficiente collegarsi al portale web dell’azienda, compilare le voci richieste e firmare elettronicamente il documento, che assume la stessa validità di un contratto firmato “de visu” basato su processi cartacei e firma analogica, o secondo una delle due modalità appena descritte.

Questi tre scenari prevedono sempre un processo unificato per la raccolta dei dati del firmatario e della firma, con validità legale, anche per quanto riguarda la conservazione elettronica dei documenti. I servizi di emissione dei certificati di firma e di conservazione documentale a norma sono erogati da società certificate, i cui sistemi sono sottoposti a continui controlli dagli organi competenti; ciò offre governance e tutela dei documenti e dei dati.

Le aziende in ambito B2B e B2C, le associazioni e gli enti pubblici o privati, con la crescita esponenziale dei servizi offerti ai consumatori hanno la necessità di stipulare e far firmare contratti. Svariati settori, come ad esempio il mondo retail, le banche e le assicurazioni, si sono già mossi adottando processi di firma idonei e complementari al loro modello di business.

È proprio il modello di business dell’azienda che guida la scelta della tecnologia più adatta: nel caso di business in cui è fondamentale la compresenza del cliente con l’agente di vendita/operatore la scelta ricadrà sulla firma grafometrica. Ad esempio, Mièle, leader nella produzione di elettrodomestici di qualità e tecnologicamente avanzati, ha saputo introdurre un processo digitale nei propri store puntando sulla compresenza fisica dei suoi clienti con gli addetti dei punti vendita.

Diversamente IG Market, leader mondiale del trading online, con un modello di business completamente digitale, e quindi con necessità differenti, ha adottato una soluzione di firma digitalizzando totalmente il processo di stipula dei contratti online con i propri clienti.