EDI - Electronic Data Interchange

L’applicazione per lo scambio elettronico di dati (EDI) di Intesa
automatizza i processi di supply chain e potenzia le relazioni
commerciali con partner distribuiti in tutto il mondo.

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Cos’è l’Electronic Data Interchange (EDI)?

L’Electronic Data Interchange (EDI) è il trasferimento elettronico standardizzato di informazioni commerciali. Questa tecnologia consente a un’azienda di inviare dati a un’altra azienda o partner in formato digitale anziché cartaceo.

L’EDI agevola lo scambio di documenti commerciali con gli ordini di acquisto e le fatture tra i più comuni. Eliminando la necessità di preparazione e gestione manuale della corrispondenza tradizionale, l’EDI semplifica il processo.

Tuttavia, il vero valore dell’EDI risiede nella sua capacità di standardizzare le informazioni trasmesse nei documenti commerciali, agevolando uno scambio “senza carta”. In molti casi, le aziende generano fatture tramite sistemi informatici, le stampano e le inviano ai clienti. Una volta ricevute, i clienti spesso annotano e registrano manualmente queste fatture nei loro sistemi. L’EDI permette di minimizzare o addirittura eliminare le fasi manuali coinvolte in questo processo, semplificando e ottimizzando le transazioni commerciali.

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Cosa pensano i nostri clienti della soluzione EDI

“Intesa ha compreso bene le nostre esigenze, rendendo più efficiente e rapido il raggiungimento degli obiettivi. Collaborando e facendo leva sulla loro conoscenza ed esperienza, abbiamo superato agevolmente gli eventuali ostacoli di integrazione dell’EDI nel nostro sistema IT e siamo riusciti con una forte determinazione a raggiungere i risultati nel minor tempo possibile.”

Vincenzo Grandinetti
General Manager di Grandinetti

“Intesa ha offerto un elevato livello di supporto e assistenza clienti, fornendo risorse dedicate per l’implementazione, la formazione e il supporto continuo postadozione”

Giulio Calcio Gaudino
IT Application Manager di Sabelt

Come funziona EDI:
una panoramica semplice

L’Electronic Data Interchange (EDI) è basato su standard di messaggio e richiede una governance accurata dei dati per un corretto funzionamento. Gli standard, come ODETTE, TRADACOMS, GS1, Peppol e l’ASC X12, costituiscono la base delle conversazioni EDI. Ci sono due modi principali di trasmettere dati tramite EDI: le connessioni point-to-point, in cui due sistemi si collegano direttamente su internet, e le reti VAN (value-added network), dove terze parti gestiscono la trasmissione dei dati.

I protocolli di trasmissione includono SFTP, AS2 (basato su HTTPS), SOAP e altri. I dati EDI contengono elementi come ID mittente e destinatario, che vengono combinati in segmenti per dare significato. Il flusso di messaggi EDI descrive come i dati si muovono tra indirizzi e reparti per eseguire transazioni aziendali. XML e JSON si integrano con l’EDI invece di sostituirlo. Le aziende devono gestire vari formati di documenti e opzioni di trasmissione.

Scegliendo il servizio EDI di Intesa, inoltre, sarà possibile attivare il servizio di Control Tower per avere una panoramica in tempo reale sull’andamento degli approvvigionamenti.

Scarica la Guida Tecnica all’EDI di Intesa

I vantaggi del sistema EDI

Risparmio di tempo e denaro

Automatizza processi manuali, riducendo i costi associati alla gestione di documenti cartacei.

Efficienza e produttività

Condivide e processa più documenti in meno tempo con maggiore precisione, aumentando l’efficienza operativa.

Riduzione degli errori

Standardizza i processi e riduce gli errori, assicurando la formattazione corretta prima dell’integrazione nei processi aziendali.

Tracciabilità e reportistica

Migliora la tracciabilità, visibilità e analisi dei dati, integrando i documenti elettronici coi sistemi IT.

Scopri Intesa Hive

Intesa Hive è la piattaforma di Intesa per gestire tutti i documenti di business. Intesa Hive semplifica sia il controllo e la gestione di ordini, fatture, bolle e piani di consegna, ma anche l’organizzazione e la messa in sicurezza di note spese, contratti, documenti fiscali etc. La piattaforma, infatti, mette a sistema le informazioni dei servizi EDI, Fatturazione Elettronica e Conservazione a Norma e fornisce funzionalità avanzate di ricerca e analisi.

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Quali sono le funzionalità del sistema EDI

Le funzionalità dell’Electronic Data Interchange (EDI) sono progettate per agevolare lo scambio elettronico di informazioni tra aziende, migliorando l’efficienza, la precisione e la velocità delle transazioni commerciali.

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1. Standardizzazione

l’EDI utilizza formati di messaggi standardizzati che definiscono la struttura e il contenuto dei dati. Ciò garantisce che i dati siano uniformi e comprensibili per tutti i partner commerciali, riducendo gli errori di interpretazione.

2. Automazione dei processi

l’EDI automatizza numerosi processi aziendali, come la creazione, l’invio e la ricezione di ordini, fatture, conferme di consegna e altri documenti commerciali. Ciò riduce la necessità di interventi manuali, accelerando i flussi di lavoro.

3. Scambio senza carta

l’EDI elimina la necessità di documenti cartacei, come ordini o fatture stampate, che richiedono tempo e risorse per la preparazione e la spedizione. I documenti elettronici vengono scambiati tra sistemi informatici, migliorando l’efficienza e la sostenibilità ambientale.

4. Integrazione con Sistemi ERP

l’EDI si integra facilmente con i sistemi ERP (Enterprise Resource Planning) delle aziende, consentendo una condivisione agevole dei dati tra sistemi interni ed esterni. Ciò semplifica la gestione delle informazioni e il monitoraggio dei processi.

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I nostri professionisti supporteranno la tua azienda nell’implementazione del servizio di Electronic Data Interchange, grazie al quale avrai molti benefici.

Tracciabilità e visibilità

L’EDI fornisce una tracciabilità dettagliata delle transazioni, consentendo alle aziende di monitorare lo stato e la posizione dei documenti in tempo reale. Ciò aiuta a individuare eventuali problemi e a prendere decisioni informate.

Conformità normativa

L’EDI supporta le pratiche commerciali standard e le normative settoriali. Ciò aiuta le aziende a rispettare i requisiti normativi e a mantenere documenti accurati e ben documentati.

Velocità delle transazioni

L’EDI accelera i tempi di elaborazione dei documenti, consentendo alle aziende di completare le transazioni in modo più rapido. Ciò è particolarmente utile per soddisfare le esigenze dei partner commerciali e ridurre i tempi di attesa.

Supporto internazionale

L’EDI consente lo scambio di dati tra aziende in tutto il mondo, agevolando il commercio internazionale e consentendo la gestione di diverse lingue, valute e normative.

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Perché scegliere l’EDI Intesa

Nell’odierno panorama aziendale, l’automazione dei processi e la riduzione dei costi operativi sono obiettivi primari per le imprese. Sebbene sul mercato siano disponibili diverse soluzioni atte a soddisfare tali esigenze, il vero discernimento risiede nell’ottenere la massima efficienza.

Ecco perché sempre più imprese si affidano a soluzioni IT per la trasmissione di dati in formato elettronico con partner globali, al fine di migliorare la qualità dei dati stessi e guadagnare un vantaggio competitivo rilevante e duraturo.

Intesa è nata 35 anni fa da IBM e Fiat proprio per gestire gli scambi documentali tra aziende manifatturiere italiane: per questo siamo in grado di supportarti nelle fasi di integrazione EDI e onboarding B2b con i partner in qualsiasi mercato, GDO, Automotive, Pharma, Retail al Manufacturing.

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Intesa ha implementato per Sabelt una soluzione per lo scambio di dati con i partner tramite EDI.

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Domande frequenti sull’EDI

1. Come può l'EDI migliorare l'efficienza dei processi aziendali?

L’EDI favorisce lo scambio automatico dei documenti della supply chain, come fatture, ordini, bolle e anche documenti di trasporto. In questo modo ogni documento sarà automaticamente inserito a sistema, riducendo il lavoro manuale e quindi il margine di errore.

2. Quali sono i documenti commerciali più comuni scambiati tramite EDI?

Ordine, conferme d’ordine, bolle e avvisi di spedizione, documenti di trasporto e fatture. In quest’ultimo caso, ovviamente, è previsto anche l’invio al Sistema di Interscambio.

3. Quali sono i vantaggi di utilizzare l'EDI per le relazioni commerciali internazionali?

L’EDI è una tecnologia conosciuta e utilizzata a livello internazionale, quindi molto utile anche per gli scambi di documenti commerciali con paesi all’estero. L’EDI infatti elimina la necessità di avere scambi manuali, di fatto eliminando ogni possibile barriera linguistica e solidificando i rapporti.

4. Come posso determinare se i miei partner commerciali sono pronti per implementare l'EDI?

Il portale EDI di Intesa prevede anche lo scambio di documenti con partner che non utilizzano l’EDI: grazie alla tecnologia OCR è possibile infatti far rientrare nel flusso anche documenti in formato non standard, come i pdf, e scambiati via mail.

5. Quali sono i principali fattori da considerare nella scelta di una soluzione EDI adatta alla mia azienda?

I fattori da considerare sono sicuramente il numero di partner commerciali, la stabilità dei rapporti e il numero di forniture e di documenti scambiati. Anche nel caso di piccole aziende e PMI, comunque, i vantaggi di un servizio EDI sono più che sufficienti a giustificare l’investimento.

6. Esistono limiti di volume per lo scambio di documenti da considerare in un progetto EDI?

Con il portale EDI di Intesa è possibile scambiare qualsiasi volume di documenti, previa una predisposizione adeguata.

7. Se i miei partner commerciali non dispongono di un sistema ERP, è comunque possibile avviare un progetto EDI con loro?

Assolutamente sì: il portale EDI di Intesa prevede di far rientrare nel flusso di scambio anche documenti in formato non strutturato o inviato tramite canali non standard e concordati. Insomma, sarà sufficiente una semplice connessione internet.

8. È fattibile scambiare documenti con partner internazionali tramite EDI?

Certamente: l’EDI è una tecnologia utilizzata a livello internazionale. Intesa, grazie alla partnership con il business network Pagero, può anche supportare i propri clienti nella fase di onboarding B2b e integrazione EDI in tutto il mondo.

9. Quanto costa una soluzione EDI?

Il costo dipende principalmente dal volume di documenti scambiati, ma con Intesa puoi procedere gradualmente, integrando prima solo alcuni dei tuoi partner per contenere i costi, per poi estendere via via il servizio. Il ritorno dell’investimento sarà immediato.

10. Scegliendo l’EDI, devo per forza utilizzarlo con tutti i miei partner?

Assolutamente no: è possibile coinvolgere i vari partner in modo graduale, partendo da quelli con cui si scambiano più documenti fino a quelli più piccoli fino ad arrivare ad avere un processo completamente automatizzato. Ciò permette anche di avere un ROI immediato.

Siamo a tua disposizione

Il team di Intesa è composto da persone professionali, affidabili e con lunga esperienza nei diversi settori di mercato. Hai qualche domanda? Vuoi fissare una call di consulenza gratuita e senza vincoli? Compila il form qui a fianco con la tua richiesta o semplicemente per raccontarci di cosa avresti bisogno. Ti ricontatteremo il prima possibile.

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