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14.03.2025

| Tempo di lettura: 14 min

Conservazione Sostitutiva: Come Funziona e Perché è Fondamentale

14 Marzo 2025

Vantaggi della Conservazione Sostitutiva per la Gestione Documentale Aziendale

La conservazione sostitutiva è un processo essenziale per la digitalizzazione aziendale, che permette di trasformare i documenti cartacei in formato digitale mantenendone piena validità legale e fiscale. Grazie alle Linee Guida AGID e all’uso di tecnologie come firma digitale e marca temporale, questo sistema garantisce autenticità, integrità e immodificabilità dei documenti nel tempo.

Scopri insieme a noi:

Nel contesto della digitalizzazione aziendale, la conservazione sostitutiva rappresenta una soluzione fondamentale per trasformare i documenti cartacei in formato digitale mantenendone validità legale e fiscale. Questo processo consente alle aziende di dematerializzare i propri archivi, ridurre i costi operativi e garantire la sicurezza e l’integrità dei documenti nel tempo.

Grazie alle Linee Guida AGID (Agenzia per l’Italia Digitale) e alle normative europee come eIDAS, la conservazione sostitutiva assicura che i documenti digitalizzati abbiano lo stesso valore giuridico degli originali cartacei. Per ottenere questa validità, è necessario seguire precise procedure tecniche, come l’apposizione della firma digitale e della marca temporale, strumenti che certificano l’autenticità e l’immodificabilità del documento.

Ma perché la conservazione sostitutiva è così importante per le aziende? Oltre a garantire la conformità normativa, questo processo porta con sé numerosi vantaggi:

Eliminazione della carta e dei costi di archiviazione fisica
Maggiore efficienza operativa grazie alla gestione digitale dei documenti
Accesso rapido e sicuro ai documenti in qualsiasi momento
Protezione dai rischi di deterioramento o smarrimento dei documenti cartacei

Maggiore sicurezza grazie all’uso di tecnologie avanzate di crittografia e conservazione certificata

Differenza tra Archiviazione Documentale e Conservazione Sostitutiva

Spesso i termini archiviazione documentale e conservazione sostitutiva vengono usati in modo intercambiabile, ma si tratta di due processi differenti, con finalità e requisiti distinti. Comprendere questa differenza è essenziale per adottare la soluzione giusta e garantire la piena conformità normativa.

Cos’è l’archiviazione documentale?

L’archiviazione documentale si riferisce alla semplice memorizzazione e organizzazione dei documenti in formato digitale. Questo processo permette di:

Catalogare e gestire i documenti aziendali in modo strutturato
Recuperare facilmente i file grazie a sistemi di ricerca avanzati
Migliorare l’efficienza operativa, riducendo l’uso della carta
Proteggere i dati con sistemi di backup e sicurezza informatica

Tuttavia, l’archiviazione documentale non garantisce validità legale e fiscale ai documenti conservati. Per essere riconosciuti come originali digitali ed essere opponibili a terzi, i documenti devono essere sottoposti al processo di conservazione sostitutiva.

Cos’è la conservazione sostitutiva e in cosa si differenzia?

La conservazione sostitutiva è un processo regolamentato che permette di trasformare un documento cartaceo in digitale mantenendone validità giuridica e fiscale. Per farlo, è necessario rispettare le Linee Guida AGID e adottare strumenti tecnologici che ne garantiscano autenticità, integrità e immodificabilità, come:

Firma digitale: assicura che il documento sia stato emesso da un soggetto autorizzato
Marca temporale: certifica la data e l’ora di creazione, rendendo il documento opponibile a terzi
Sistemi di conservazione certificati: garantiscono che i documenti siano sicuri, accessibili e conformi alla normativa

A differenza dell’archiviazione documentale, la conservazione sostitutiva ha valore legale e permette di sostituire a tutti gli effetti il documento cartaceo, evitando l’obbligo di conservazione fisica. Questo aspetto è fondamentale per documenti come fatture elettroniche, bilanci, registri contabili e atti ufficiali, che devono essere conservati per legge per un periodo minimo di 10 anni.

Quando scegliere l’archiviazione documentale e quando la conservazione sostitutiva?

La scelta tra archiviazione documentale e conservazione sostitutiva dipende dall’uso che si deve fare dei documenti:

Scenario	Archiviazione documentale	Conservazione sostitutiva
Conservare documenti per uso interno e rapido accesso	✅	❌
Organizzare file digitali senza requisiti legali	✅	❌
Garantire validità legale e fiscale nel tempo	❌	✅
Sostituire definitivamente il cartaceo	❌	✅
Essere conformi alle normative italiane ed europee	❌	✅

Mentre l’archiviazione documentale aiuta a gestire i documenti in modo più efficiente, la conservazione sostitutiva è l’unica soluzione che assicura valore legale e fiscale. Le aziende devono quindi valutare attentamente quale processo adottare per essere conformi alle normative vigenti ed evitare sanzioni.

Obblighi normativi e documenti da conservare digitalmente

La conservazione sostitutiva non è solo una scelta strategica per le aziende che vogliono digitalizzarsi, ma anche un obbligo legale per determinati documenti. Le normative italiane ed europee stabiliscono regole precise sulla tipologia di documenti da conservare, i tempi di conservazione e le modalità per garantirne l’integrità nel tempo.

Quali sono le normative di riferimento?

Il quadro normativo che disciplina la conservazione digitale a norma in Italia include:

Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) – Definisce le regole per la gestione e la conservazione dei documenti informatici
Linee Guida AGID – Specificano i requisiti tecnici e organizzativi per garantire validità legale ai documenti digitali
Regolamento eIDAS (UE 910/2014) – Normativa europea che disciplina l’identità digitale e la firma elettronica
Normativa fiscale italiana – Stabilisce obblighi di conservazione per fatture elettroniche, scritture contabili e documenti fiscali

Quali documenti devono essere conservati digitalmente?

Alcuni documenti aziendali devono essere obbligatoriamente conservati in formato digitale per un determinato periodo di tempo. Ecco i principali:

Fatture elettroniche → Obbligo di conservazione per 10 anni, come previsto dalla normativa fiscale
Libri contabili e fiscali (registri IVA, libro giornale, bilanci) → Conservazione per 10 anni per eventuali controlli dell’Agenzia delle Entrate
Documenti fiscali e legali (contratti, atti pubblici, certificati) → Periodo variabile in base alla tipologia, generalmente da 5 a 10 anni
PEC e comunicazioni elettroniche con valore legale → Devono essere conservate per garantire la loro opponibilità in caso di contenziosi

Oltre ai documenti obbligatori, molte aziende scelgono di digitalizzare procedure interne, documenti HR, corrispondenza e policy aziendali per migliorare l’organizzazione e ridurre i costi di gestione.

Cosa succede in caso di mancata conservazione a norma?

La mancata conservazione dei documenti obbligatori può comportare sanzioni amministrative e fiscali, oltre a problemi legali in caso di verifiche. Ad esempio:

Se un’azienda non conserva correttamente le fatture elettroniche, potrebbe incorrere in multe fino a 12.000 euro
La mancata conservazione dei registri contabili può portare a sanzioni tributarie e fiscali
In caso di contenziosi legali, un documento non conservato a norma potrebbe non essere considerato valido

Per evitare questi rischi, le aziende devono adottare un sistema di conservazione sostitutiva certificato, che garantisca validità legale, integrità e accessibilità nel tempo.

Processo di conservazione sostitutiva: come funziona?

La conservazione sostitutiva segue un processo rigoroso per garantire che i documenti digitalizzati mantengano la stessa validità legale degli originali cartacei. Questo avviene attraverso tecnologie certificate e procedure conformi alle Linee Guida AGID e al Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD). Vediamo nel dettaglio i passaggi chiave per una corretta conservazione a norma.

1. Creazione e digitalizzazione del documento

I documenti possono nascere direttamente in formato digitale (nativi digitali, come le fatture elettroniche) oppure essere digitalizzati a partire da un originale cartaceo. In quest’ultimo caso, la scansione deve avvenire con strumenti certificati per garantire la fedele riproduzione dell’originale.

2. Apposizione della firma digitale e della marca temporale

Perché un documento digitale sia opponibile a terzi, deve essere garantita la sua autenticità e immodificabilità. Questo avviene tramite:

Firma digitale → Attesta l’identità del firmatario e garantisce l’integrità del documento
Marca temporale → Certifica la data e l’ora esatta della creazione del documento, impedendo contestazioni future

Questi elementi sono essenziali per conferire pieno valore legale al documento.

3. Gestione dei metadati e classificazione

Ogni documento conservato deve essere associato a metadati strutturati, che ne permettono la ricerca e l’identificazione nel tempo. Tra i dati obbligatori ci sono:

Identificativo univoco del documento
Data di creazione e di conservazione
Soggetto che ha generato il documento
Riferimenti normativi e categorie di appartenenza

I metadati assicurano che il documento sia reperibile in caso di ispezioni o controlli.

4. Archiviazione in un sistema di conservazione certificato

Una volta firmati e marcati temporalmente, i documenti devono essere archiviati in un sistema di conservazione certificato, che garantisce:

Accessibilità nel tempo, indipendentemente dall’evoluzione tecnologica
Protezione da modifiche e accessi non autorizzati
Ridondanza e backup, per evitare la perdita di dati
Piena conformità normativa, attraverso audit e verifiche periodiche

5. Verifiche e audit periodici

Per mantenere la conformità nel tempo, il sistema di conservazione deve essere sottoposto a controlli regolari, che includono:

Verifica dell’integrità dei documenti conservati
Aggiornamento delle tecnologie di sicurezza
Audit interni ed esterni per garantire la conformità alle normative

Un sistema di conservazione a norma deve garantire che i documenti siano leggibili e accessibili per tutto il periodo di conservazione previsto dalla legge, anche in caso di aggiornamenti tecnologici.

Il ruolo del responsabile della conservazione sostitutiva

All’interno del processo di conservazione sostitutiva, una figura fondamentale è il responsabile della conservazione. Questo ruolo è previsto dalle Linee Guida AGID e dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), ed è essenziale per garantire che i documenti digitali siano conservati nel rispetto delle normative.

Chi è il responsabile della conservazione?

Il responsabile della conservazione è la persona (o ente) incaricata di supervisionare e garantire la corretta conservazione digitale dei documenti aziendali. Può essere un soggetto interno all’azienda o un provider esterno certificato, a seconda delle dimensioni e delle esigenze dell’organizzazione.

Secondo la normativa, questa figura deve:

Definire le politiche e i processi di conservazione
Verificare che i documenti siano firmati digitalmente e marcati temporalmente
Assicurare la conformità alle Linee Guida AGID e alle normative fiscali e legali
Garantire l’accessibilità, l’integrità e la reperibilità dei documenti nel tempo
Gestire le verifiche periodiche e rispondere agli audit normativi

Responsabilità principali del responsabile della conservazione

Il responsabile della conservazione ha il compito di supervisionare l’intero ciclo di vita del documento digitale e di garantire la sua validità nel tempo. Le sue attività principali includono:

Redazione del Manuale della Conservazione → Documento obbligatorio che descrive le procedure adottate per la conservazione digitale a norma.
Definizione dei criteri di accesso e sicurezza → Gestione degli utenti autorizzati alla consultazione dei documenti.
Supervisione della firma digitale e della marca temporale → Verifica che i documenti conservati rispettino i requisiti di autenticità e integrità.
Monitoraggio del sistema di conservazione → Controllo costante per garantire che i documenti siano leggibili, accessibili e protetti.
Gestione delle richieste di ispezione → In caso di verifiche fiscali o legali, il responsabile deve fornire la documentazione richiesta.
Verifiche e audit periodici → Analisi regolare dell’intero processo per garantire la conformità alle normative in vigore.

Responsabile interno o esterno: quale scegliere?

Ogni azienda può decidere di gestire internamente la conservazione sostitutiva oppure di affidarsi a un provider certificato.

Responsabile interno → Ideale per grandi aziende con un team IT specializzato, in grado di gestire l’infrastruttura digitale e garantire il rispetto delle normative.
Provider esterno certificato → Soluzione più sicura per le aziende che non dispongono di competenze interne, permettendo di delegare la gestione della conservazione a soggetti accreditati AGID.

Affidarsi a un fornitore specializzato può semplificare il processo, garantire aggiornamenti continui alle normative e offrire maggiore sicurezza nella gestione dei documenti digitali.

Perché il responsabile della conservazione è essenziale?

Il ruolo del responsabile della conservazione è cruciale per evitare errori di gestione, perdita di documenti e sanzioni fiscali. Senza un controllo adeguato, un’azienda potrebbe trovarsi in difficoltà in caso di controlli da parte dell’Agenzia delle Entrate o di altri enti di verifica.

Grazie a un sistema di conservazione certificato e a una gestione efficace, le aziende possono assicurarsi che i propri documenti digitali siano sempre validi, accessibili e conformi alle normative.

Impatto delle nuove normative (eIDAS 2.0 e aggiornamenti AGID)

Il panorama della conservazione sostitutiva è in continua evoluzione, con normative sempre più stringenti per garantire la sicurezza, l’integrità e la validità legale dei documenti digitali. Due aggiornamenti normativi fondamentali che stanno influenzando il settore sono eIDAS 2.0 e le nuove disposizioni AGID. Vediamo nel dettaglio quali sono le novità e come impattano le aziende.

eIDAS 2.0: cosa cambia per la conservazione sostitutiva?

Il regolamento eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services), introdotto dall’Unione Europea nel 2014, ha definito il quadro normativo per l’identità digitale, la firma elettronica e la conservazione dei documenti digitali in tutta l’UE.

Con eIDAS 2.0, l’Europa punta a rafforzare la sicurezza e l’interoperabilità dei sistemi di conservazione digitale, introducendo:

European Digital Identity Wallet – Un portafoglio digitale per gestire documenti e identità elettroniche valide in tutta l’UE
Maggiore riconoscimento delle firme elettroniche e degli strumenti di autenticazione
Nuovi requisiti per i prestatori di servizi fiduciari, che devono garantire standard di sicurezza ancora più elevati

Per le aziende italiane, l’adozione di eIDAS 2.0 significa aggiornare i processi di conservazione per assicurarsi che i documenti digitali siano validi non solo in Italia, ma in tutta l’Unione Europea.

Conclusioni: Il Servizio di Conservazione a Norma di Intesa

Il servizio di Conservazione a Norma di Intesa è la soluzione ideale per le aziende che desiderano digitalizzare e conservare i propri documenti in modo sicuro e conforme alle normative. Grazie all’accreditamento AgID, Intesa garantisce l’utilizzo di tecnologie all’avanguardia come la firma elettronica qualificata e la marca temporale, assicurando autenticità, integrità e reperibilità dei documenti digitali nel tempo.

Affidarsi a Intesa per la conservazione sostitutiva significa ottimizzare i processi aziendali, ridurre i costi e garantire la piena conformità normativa, assicurando che i documenti conservati abbiano lo stesso valore legale degli originali cartacei.