Registro di carico e scarico dei rifiuti: normativa e regole di conservazione
Tutto quello che devi sapere sulla normativa RENTRI e le scadenze di adeguamento
La digitalizzazione della gestione dei rifiuti attraverso il RENTRI rappresenta una svolta cruciale per il sistema italiano, garantendo tracciabilità, trasparenza e conformità normativa.
In questo articolo scoprirai:
Con il RENTRI (Registro Elettronico Nazionale per la Tracciabilità dei Rifiuti), istituito con il d.l. 116/2020, la gestione dei rifiuti in Italia si evolve verso la digitalizzazione, garantendo maggiore tracciabilità e conformità normativa: una svolta fondamentale per la gestione dei rifiuti in Italia e una risposta concreta alle sfide legate alla tracciabilità dei rifiuti, ereditate dal fallimentare SISTRI (Sistema di controllo della Tracciabilità dei Rifiuti), introducendo una digitalizzazione completa delle procedure.
Successivamente alla sua creazione, l’organizzazione e il funzionamento del RENTRI sono stati oggetto del d.m. 59 del 4 aprile 2023. In particolare, l’articolo 4 del d.m. del 4 aprile, impone nuove regole per la tenuta e la conservazione del “registro cronologico di carico e scarico”. In questo articolo vediamo nel dettaglio come cambierà la tenuta del registro, quali aziende dovranno adeguarsi e cosa dovranno fare.
Obblighi introdotti nella trasmissione dei dati al portale RENTRI
L’introduzione del Registro Elettronico Nazionale per la Tracciabilità dei Rifiuti (RENTRI), rappresenta un passo fondamentale per la digitalizzazione la promozione della sostenibilità ambientale nei processi aziendali.
Il d.m. 59 del 4 aprile 2023, entrato in vigore il 15 giugno dello stesso anno, definisce:
– le modalità di iscrizione al RENTRI e i relativi adempimenti richiesti ai soggetti obbligati o a coloro che intendano aderire volontariamente;
– i modelli e i formati relativi al registro cronologico di carico e scarico dei rifiuti e al formulario di identificazione di rifiuti con l’indicazione delle modalità di compilazione, vidimazione e tenuta degli stessi;
– il funzionamento del RENTRI, incluse le modalità di trasmissione dei dati relativi al registro e al formulario
– l’obbligo di digitalizzazione e conservazione del registro cronologico di carico e scarico e del FIR, il Formulario di Identificazione dei Rifiuti.
Cos’è il registro di carico e scarico dei rifiuti?
Il Registro Cronologico di Carico e Scarico è il documento in cui vengono riportate, in ordine temporale, le informazioni relative alle caratteristiche qualitative e quantitative dei rifiuti prodotti, inclusa la data di produzione e gestione. Esso raccoglie tutti i dati fondamentali per garantire la tracciabilità, dalla fase di produzione fino al recupero o allo smaltimento dei rifiuti.
I principali obiettivi includono:
- Garantire la tracciabilità dei rifiuti lungo tutta la filiera.
- Facilitare la compilazione del Modello Unico di Dichiarazione ambientale (MUD).
Dal Registro Tradizionale al RENTRI
Come si è detto, il d.m. 59 del 4 aprile introduce una nuova era operativa per la compilazione del registro. A partire dal 13 febbraio 2025, infatti, sarà obbligatorio per tutti utilizzare la nuova modulistica (a prescindere dalla scadenza dell’obbligo di iscrizione al RENTRI).
Dalla stessa data inizierà inoltre anche l’obbligo di formazione digitale del registro di carico e scarico rifiuti, con scadenze scaglionate a seconda dell’obbligo di iscrizione al RENTRI:
- a partire dal 13 febbraio 2025, per le aziende con obbligo di iscrizione tra il 15 dicembre 2024 e il 13 febbraio 2025
- a partire dal 15 agosto 2025, per le aziende con obbligo di iscrizione tra il 15 giugno 2025 e il 15 agosto 2025
- a partire dalla data di iscrizione per tutti gli altri.
La digitalizzazione riguarderà anche il Formulario di Identificazione dei Rifiuti (FIR), che diventerà obbligatoriamente elettronico per tutti gli operatori iscritti al RENTRI entro febbraio 2026.
Normativa di Riferimento
Il perimetro normativo del Registro Elettronico Nazionale per la Tracciabilità dei Rifiuti (RENTRI) si fonda principalmente sul decreto legislativo 3 aprile 2006, n. 152, noto come “Testo Unico Ambientale”, e sulle modifiche introdotte dal decreto legislativo 3 settembre 2020, n. 116. Oltre a disciplinare la gestione e la tracciabilità dei rifiuti, queste normative sono integrate dal decreto del Ministero della Transizione Ecologica n. 59 del 2023, che definisce le modalità operative tra cui i soggetti obbligati, le tempistiche di adeguamento e le modalità di conservazione dei dati del RENTRI, inclusi gli obblighi di conservazione dei dati relativi alla gestione dei rifiuti.
In particolare, i soggetti obbligati all’iscrizione sono:
- Produttori di rifiuti pericolosi e non pericolosi provenienti da attività industriali o artigianali, a condizione che l’azienda abbia più di 10 dipendenti.
- Trasportatori, responsabili dello spostamento dei rifiuti lungo la filiera.
- Intermediari e smaltitori, incaricati rispettivamente della gestione e dello smaltimento finale dei rifiuti.
- Consorzi e autorità marittime, coinvolti nel recupero e riciclo di materiali specifici o nella gestione di rifiuti legati al settore portuale.
La normativa prevede alcune esenzioni per determinati soggetti, tra cui piccoli produttori di rifiuti non pericolosi con meno di 10 dipendenti, che possono evitare l’onere della gestione digitale e le attività che gestiscono rottami ferrosi e non ferrosi attraverso registri IVA, un sistema alternativo che assicura comunque la tracciabilità dei materiali.
Le tempistiche di obbligo di iscrizione prevedono invece un ingresso scaglionato a seconda delle dimensioni dell’azienda, come segue:
- Dal 15 dicembre 2024: obbligo per imprese con più di 50 dipendenti;
- Dal 15 giugno 2025: obbligo per imprese con 11-50 dipendenti;
- Dal 15 dicembre 2025: obbligo per imprese con meno di 10 dipendenti.
Per quanto riguarda l’obbligo di conservazione del registro di carico / scarico, questo è disciplinato dapprima dall’art. 190 del d.l. del 2006 – che prevedeva una conservazione, digitale o cartacea, di 5 anni -, per poi essere modificato al momento dell’introduzione del RENTRI, con il d.l. del 3 settembre 2020, che ha ridotto il periodo minimo di conservazione da 5 a 3 anni (art. 1, punto 18, comma 6a).
Questo intervento mira a semplificare le procedure amministrative, diminuendo i tempi di archiviazione senza compromettere trasparenza e controllo. Tuttavia, il RENTRI non offre un servizio di conservazione digitale dei documenti, rendendo fondamentale per le aziende dotarsi di soluzioni affidabili per l’archiviazione a norma.
La stessa procedura 17 del decreto direttoriale n. 143/2023 richiama chiaramente gli obblighi relativi alla conservazione dei documenti : “la tenuta in modalità digitale dei registri cronologici di carico e scarico per la gestione dei rifiuti è consentita sulla base delle stesse norme che regolano la formazione dei documenti informatici rilevanti come registri IVA, registri contabili, ecc.”.
La tenuta in modalità digitale dei registri cronologici di carico e scarico per la gestione dei rifiuti è consentita sulla base delle stesse norme che regolano la formazione dei documenti informatici rilevanti come i registri IVA ed i registri contabili, tenuti a rispettare le norme civilistiche dettate dagli articoli 2220, 2214, 2215-bis e 2217 e ai fini dell’efficacia probatoria di cui agli artt. 2709 e 2710 del Codice Civile. Inoltre, il Codice dell’amministrazione digitale (di seguito CAD ovvero decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82) stabilisce che gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti previsti dalla legislazione vigente sono soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le relative procedure sono conformi alle Linee guida AgID.
Come tutti i documenti digitali validi ai fini fiscali, quindi, anche il registro cronologico di carico e scarico dei rifiuti deve essere conservato secondo quanto previsto dal Codice dell’Amministrazione digitale (CAD – d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82) e dal DMEF 17 giugno 2014; va previsto un sistema di conservazione digitale che preservi, come stabilito dalle dalle linee guida AgID, i requisiti di autenticità, integrità, affidabilità e leggibilità, affinché sia possibile esibire i registri in caso di verifiche, controlli o ispezioni e per garantire che questi siano leggibili e riproducibili su supporto informatico.
Vantaggi della Digitalizzazione del Registro
Dopo aver compreso cos’è il RENTRI, emerge chiaramente il suo ruolo strategico nella gestione dei rifiuti. Tra i vantaggi:
- Maggiore tracciabilità: Il sistema permette un monitoraggio più accurato e trasparente dell’intero ciclo di gestione dei rifiuti, favorendo una supervisione più efficace da parte degli enti di controllo.
- Ottimizzazione dell’efficienza operativa: Digitalizzando gli adempimenti, il sistema riduce significativamente i tempi legati alla gestione manuale, migliorando i processi aziendali.
- Conformità normativa: Facilita il rispetto delle normative ambientali, riducendo il rischio di sanzioni e garantendo una gestione in linea con gli obblighi di legge.
- Riduzione dei costi: Grazie alla digitalizzazione, il RENTRI consente di ottimizzare le risorse, riducendo i costi operativi attraverso una pianificazione e un monitoraggio più efficaci.
- Promozione della transizione digitale: Integra tecnologie avanzate che agevolano la modernizzazione dei processi di gestione e favoriscono la digitalizzazione del settore del waste management.
Come adeguarsi al RENTRI con Intesa
Intesa, come service provider accreditato AgID, offre soluzioni affidabili per supportare le aziende nell’adeguamento a questi nuovi obblighi.
Conservazione a norma
Come già detto, la normativa prevede che i dati relativi alla gestione dei rifiuti siano conservati in formato digitale per almeno tre anni, garantendo autenticità, integrità, immodificabilità, accessibilità e leggibilità nel tempo, anche in caso di evoluzioni tecnologiche. In conformità al Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), i documenti devono essere archiviati presso sistemi di Conservazione qualificati AgID, che assicurano elevati standard di sicurezza e conformità.
Firma elettronica
L’adozione di una firma elettronica qualificata consente di assicurare autenticità, integrità e non ripudiabilità dei documenti, elementi fondamentali per certificare le operazioni legate alla gestione dei rifiuti. Affidarsi a soluzioni certificate permette alle aziende di semplificare i processi di firma e invio, riducendo i tempi operativi e garantendo piena conformità normativa.
Sigillo elettronico
Il sigillo elettronico qualificato, regolamentato da eIDAS, è uno strumento indispensabile per certificare l’integrità e l’origine dei documenti digitali legati al RENTRI. Garantisce che i documenti non siano stati modificati dopo la loro emissione e attesta l’identità dell’organizzazione emittente. Questo livello di protezione è fondamentale per assicurare trasparenza e conformità normativa nel ciclo di gestione dei rifiuti.
Marca temporale
La marca temporale aggiunge un riferimento temporale certo e giuridicamente valido ai documenti, certificando la data e l’ora esatta della loro creazione o firma. Questo strumento è essenziale per garantire la tracciabilità e il rispetto delle scadenze previste dalla normativa RENTRI, rafforzando la validità legale dei registri digitali.
Aspetti operativi della tenuta del registro
Per la gestione del Registro Carico Scarico, dal 4 novembre 2024 è obbligatorio utilizzare i nuovi modelli disponibili sul portale RENTRI, che devono essere vidimati presso le Camere di Commercio a partire dall’iscrizione al sistema.
Fino al 13 febbraio 2025 (12 febbraio ultimo giorno utile per il vecchio modello), il Registro potrà essere gestito in formato cartaceo, pur rispettando i nuovi modelli. Questa modalità sarà valida per chi non ha ancora l’obbligo di iscrizione al RENTRI e sino al completamento delle scadenze previste per l’iscrizione.
Per chi non ha ancora l’obbligo di iscrizione, quindi, i nuovi modelli potranno essere scaricati in formato PDF dalla sezione dedicata del sito, stampati e vidimati presso le Camere di Commercio, senza necessità di registrazione o iscrizione al sistema.
Per chi invece è obbligato all’iscrizione, dal 23 gennaio 2025, saranno introdotte le vidimazioni virtuali. Il Registro sarà tenuto in formato digitale, con l’assegnazione di un Codice Univoco da parte delle Camere di Commercio tramite l’applicazione dedicata del portale RENTRI.
Con l’iscrizione al sistema, gli operatori dovranno trasmettere i dati contenuti nel Registro di Carico e Scarico al RENTRI con cadenza mensile, entro la fine del mese successivo all’annotazione.
Integrazione tra registro e formulario
L’integrazione tra il Formulario di Identificazione dei Rifiuti (FIR) e il Registro di Carico e Scarico è fondamentale per garantire una gestione dei rifiuti continua e trasparente. Per registrare correttamente i riferimenti del FIR all’interno del registro di carico e scarico, si dovranno utilizzare i campi da 22 a 29 del modello.
Conclusione
La digitalizzazione della gestione dei rifiuti attraverso il RENTRI rappresenta una svolta cruciale per il sistema italiano, garantendo tracciabilità, trasparenza e conformità normativa. Le novità introdotte, tra cui l’obbligo di utilizzo del registro e del formulario in formato digitale, segnano un passo avanti verso processi aziendali più efficienti e sostenibili.
Adeguarsi al RENTRI non è solo un obbligo, ma un’opportunità per le imprese di modernizzare le proprie operazioni, ridurre i costi amministrativi e contribuire attivamente alla tutela ambientale. Soluzioni come la conservazione digitale a norma e l’uso di strumenti certificati quali la firma elettronica e il sigillo elettronico, offrono alle aziende un supporto concreto per affrontare con successo questa transizione, mantenendo la massima attenzione sugli aspetti di sicurezza e conformità normativa.
Intesa, a Kyndryl Company, da oltre 35 anni lavora nell’ambito della digitalizzazione dei processi document-based. Se sei interessato a una soluzione di conservazione a norma ma non sai da dove iniziare o vuoi parlare con persone esperte di digitalizzazione e compliance, chiedi una consulenza gratuita scrivendoci qui: Contatti.
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