La conservazione digitale dei Documenti di Trasporto

Vantaggi della Conservazione Digitale del DDT per le Aziende

I Documenti di Trasporto (DDT) sono fondamentali non solo per la gestione logistica, ma anche per la conformità fiscale, essendo soggetti all’obbligo di conservazione per almeno 10 anni dalla loro emissione. Questo requisito si applica sia ai DDT in formato digitale che cartaceo. In questa guida, approfondiremo dei metodi migliori per garantire una conservazione corretta e a norma, indipendentemente dal formato del documento.

In questo articolo scoprirai:

La digitalizzazione dell’intero ciclo dell’ordine, inclusi ordini, conferme e Documenti di Trasporto (DdT), è un obiettivo chiave per l’innovazione nella supply chain B2B. Sebbene l’introduzione della fatturazione elettronica nel 2015 abbia accelerato la digitalizzazione dei documenti fiscali, la normativa non ha ancora esteso questo obbligo ai DdT, lasciando incompleta la trasformazione digitale del ciclo dell’ordine.

• Digitalizzazione incompleta: solo il 10% delle aziende italiane ha digitalizzato completamente i DdT.
• Approccio misto: il 34% delle aziende utilizza un mix di formati digitali e cartacei per i DdT.
• Stampa dei DdT digitali: molte aziende, pur producendo DdT digitali, li stampano per l’uso pratico a causa dell’assenza di un obbligo normativo.

In attesa di nuove normative, vediamo le modalità e le possibilità di conservazione per questi documenti.

Cos’è il DDT Digitale?

Il DDT Digitale, o Documento di Trasporto Digitale, è l’equivalente elettronico del tradizionale Documento di Trasporto (DDT), utilizzato per accompagnare la merce durante il trasporto e certificare il trasferimento dei beni da un mittente a un destinatario. Grazie alla digitalizzazione, il DDT non è più vincolato al formato cartaceo e può essere creato, gestito e conservato in formato elettronico, garantendo una maggiore efficienza, sicurezza e tracciabilità. 

La digitalizzazione del DDT semplifica notevolmente i processi logistici e amministrativi, riducendo il rischio di errori e migliorando la conformità normativa. Inoltre, il DDT Digitale può essere integrato nei sistemi di gestione aziendale, facilitando l’archiviazione e il recupero dei documenti.

Come conservare i documenti di trasporto cartacei e digitali

I Documenti di Trasporto (DdT) hanno una rilevanza fiscale significativa, per cui devono essere conservati per almeno 10 anni dalla loro emissione, come stabilito dalle disposizioni del Decreto Ministeriale del 17 giugno 2014. Per i DdT prodotti originariamente in formato digitale, un semplice processo di conservazione a norma è sufficiente per garantire la piena conformità alle Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

Ma come gestire la conservazione dei DDT cartacei utilizzati come prova di avvenuta consegna? In questo caso, è necessario ricorrere alla conservazione sostitutiva, un processo che prevede la dematerializzazione dei documenti analogici e la loro successiva conservazione a norma. Secondo le Linee Guida AgID, la conformità della copia digitale rispetto al documento analogico originale è garantita tramite l’apposizione di una firma digitale, firma elettronica qualificata o avanzata, o di un sigillo elettronico qualificato o avanzato, in conformità all’art. 20, comma 1bis del Codice dell’Amministrazione Digitale.

La conservazione sostitutiva garantisce così la stessa validità legale della conservazione a norma dei documenti digitali. Inoltre, i Documenti di Trasporto possono essere considerati documenti “non unici”, il che significa che, una volta completato il processo di conservazione sostitutiva, è possibile eliminare la copia cartacea originale.

Come funziona la conservazione sostitutiva?

La conservazione sostitutiva è un processo che permette di trasformare documenti cartacei in documenti digitali con la stessa validità legale, consentendo così di eliminare l’originale cartaceo senza perdere il valore probatorio del documento. Questo processo è regolato da normative precise e deve rispettare specifiche tecniche e giuridiche per garantire l’integrità e l’autenticità dei documenti nel tempo. Ecco come funziona la conservazione sostitutiva:

Dematerializzazione del Documento

Il processo inizia con la scansione del documento cartaceo, che viene convertito in un file digitale. Questa fase è cruciale perché il documento digitale deve essere una copia fedele dell’originale cartaceo.

Firma Digitale o Elettronica Qualificata

• Per garantire che il documento digitale mantenga lo stesso valore legale del cartaceo, è necessario apporre una firma digitale o una firma elettronica qualificata. Queste firme servono a garantire l’autenticità e l’integrità del documento, attestando che la copia digitale è conforme all’originale.
• Secondo le Linee Guida AgID, questa firma può essere applicata da un soggetto responsabile che effettua il confronto tra il documento originale e la copia digitale.

Apposizione di un Sigillo Elettronico (Opzionale)

In aggiunta alla firma, è possibile applicare un sigillo elettronico qualificato o avanzato, che conferisce un ulteriore livello di sicurezza e autenticità al documento digitale.

Conservazione a Norma

Una volta digitalizzato e firmato, il documento deve essere conservato a norma in un sistema di conservazione digitale accreditato. Questo sistema deve garantire che il documento rimanga integro, autentico e leggibile per tutto il periodo di conservazione richiesto (generalmente 10 anni).

Durante questa fase, il documento viene archiviato in modo sicuro, con sistemi che ne permettono l’accesso solo a persone autorizzate e la verifica della sua validità legale.

Eliminazione del Documento Cartaceo

Una volta completato il processo di conservazione sostitutiva, il documento cartaceo originale può essere eliminato. Questo è possibile perché la copia digitale, con la firma digitale o il sigillo elettronico, ha acquisito la stessa validità legale del documento cartaceo originale.

Audit e Controlli

I documenti conservati digitalmente possono essere soggetti a audit o controlli da parte delle autorità competenti. Il sistema di conservazione a norma deve essere in grado di fornire accesso ai documenti in modo che possano essere esaminati e verificati, garantendo che mantengano il loro valore probatorio.

Vantaggi della Conservazione Sostitutiva

Questo processo riduce significativamente i costi legati alla gestione fisica dei documenti (spazio, materiali, tempo), aumenta la sicurezza (riduzione dei rischi di perdita o deterioramento dei documenti) e migliora l’efficienza aziendale, permettendo una facile gestione e accesso ai documenti digitali.

La conservazione a norma dei DdT con Intesa, a Kyndryl Company

La conservazione digitale conforme alle normative è un elemento essenziale per garantire l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e l’accessibilità dei documenti informatici. Con il servizio di conservazione a norma offerto da Intesa, una società del gruppo Kyndryl, è possibile archiviare qualsiasi tipo di documento, inclusi quelli cartacei, in piena conformità con le direttive AgID previste dal Codice dell’Amministrazione Digitale. Questa soluzione non solo preserva la sicurezza e la protezione dei documenti, ma ne assicura anche la validità legale e probatoria nel tempo.

Intesa, grazie alla sua vasta esperienza nel settore e alla sua conformità con i requisiti normativi italiani ed europei, è già allineata con le nuove disposizioni di eIDAS 2.0 e con il processo di trasformazione digitale a livello comunitario. Con l’introduzione del servizio di archiviazione elettronica conforme alla normativa europea, Intesa espande ulteriormente la sua gamma di servizi su scala europea, garantendo la conformità normativa in diversi paesi e rafforzando la fiducia delle aziende nella gestione sicura e a norma dei loro documenti.

Differenze tra archiviazione elettronica e sostitutiva?

Le differenze tra archiviazione elettronica e conservazione sostitutiva riguardano principalmente il contesto di utilizzo, gli obiettivi, e le normative applicabili. Ecco una spiegazione dettagliata delle due pratiche:

Archiviazione Elettronica

L’archiviazione elettronica è il processo di conservazione dei documenti in formato digitale all’interno di sistemi informatici. Questo tipo di archiviazione può includere qualsiasi tipo di documento (fiscale, amministrativo, contrattuale, ecc.) generato o ricevuto in formato elettronico.

Obiettivo:
L’obiettivo principale è rendere i documenti facilmente accessibili, ricercabili e gestibili nel tempo, migliorando l’efficienza operativa e riducendo i costi associati alla gestione dei documenti cartacei.

Caratteristiche:

• Formato Nativo Digitale: I documenti archiviati elettronicamente sono solitamente creati e mantenuti in formato digitale sin dall’origine.
• Non Richiede Dematerializzazione: Non è previsto il passaggio da un formato cartaceo a un formato digitale, poiché l’archiviazione elettronica riguarda documenti già nati in formato digitale.
• Conformità Normativa: La semplice archiviazione elettronica non richiede necessariamente la conformità alle normative specifiche di conservazione a norma, sebbene molte aziende adottino pratiche conformi per garantire la sicurezza e l’integrità dei documenti.
• Uso Quotidiano: È comunemente utilizzata per gestire grandi quantità di documenti digitali all’interno di sistemi informativi aziendali, permettendo una gestione più efficiente e centralizzata dei dati.

Conservazione Sostitutiva

La conservazione sostitutiva è un processo specifico volto a sostituire documenti analogici (cartacei) con copie digitali, attribuendo a queste ultime lo stesso valore legale degli originali cartacei. Questo processo è particolarmente rilevante per documenti che hanno valore probatorio o fiscale e che devono essere conservati per lunghi periodi di tempo.

 Obiettivo:
L’obiettivo della conservazione sostitutiva è eliminare i documenti cartacei originali, mantenendo le copie digitali con lo stesso valore legale e probatorio, riducendo così i costi e migliorando l’efficienza nella gestione dei documenti.

Caratteristiche:

• Dematerializzazione: Inizia con la scansione di un documento cartaceo per creare una copia digitale. Questa copia deve essere conforme e fedele all’originale.
• Firma Digitale e Sigillo: Per garantire l’autenticità e l’integrità del documento digitale, è necessaria l’apposizione di una firma digitale, firma elettronica qualificata o sigillo elettronico qualificato.
• Validità Legale: La conservazione sostitutiva conferisce al documento digitale la stessa validità legale dell’originale cartaceo, permettendo la distruzione sicura del documento fisico.
• Conformità a Normative Specifiche: Deve rispettare le normative vigenti in materia di conservazione dei documenti, come le Linee Guida AgID, e il Codice dell’Amministrazione Digitale.

Differenze Principali

• Origine del Documento:
  • L’archiviazione elettronica riguarda principalmente documenti nati in formato digitale.
  • La conservazione sostitutiva è un processo che coinvolge documenti cartacei convertiti in digitale.
• Valore Legale:
  • L’archiviazione elettronica può o non può richiedere conformità a normative specifiche, a seconda dell’uso e del contesto.
  • La conservazione sostitutiva è strettamente regolamentata e mira a garantire che la copia digitale mantenga il valore legale del documento originale cartaceo.
• Necessità di Firma Digitale:
  • L’archiviazione elettronica non richiede necessariamente l’uso di firma digitale, a meno che non sia richiesta per ragioni legali o aziendali.
  • La conservazione sostitutiva richiede la firma digitale o un sigillo elettronico per conferire al documento digitale la stessa validità legale del documento originale.
• Finalità:
  • L’archiviazione elettronica si concentra sull’accessibilità e gestione efficiente dei documenti digitali.
  • La conservazione sostitutiva si focalizza sulla sostituzione dei documenti cartacei con copie digitali legalmente equivalenti.

Mentre l’archiviazione elettronica è una pratica più generale e orientata alla gestione dei documenti digitali, la conservazione sostitutiva è un processo normato e specifico per garantire che le copie digitali sostituiscano pienamente i documenti cartacei dal punto di vista legale.

Quali normative italiane regolano il DDT digitale?

In Italia, la gestione e conservazione dei Documenti di Trasporto (DDT) digitali è regolata da diverse normative che ne assicurano la validità legale. Le principali includono il Codice Civile per la documentazione dei trasporti, il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) che disciplina la gestione e conservazione dei documenti digitali, e il Decreto Ministeriale del 17 giugno 2014 che stabilisce le modalità tecniche per la conservazione a norma. 

Altre normative rilevanti sono le Norme UNI per la digitalizzazione dei documenti, la legge sulla Fatturazione Elettronica, e il regolamento europeo eIDAS per la validità delle firme elettroniche. Inoltre, settori specifici come l’agroalimentare possono avere normative aggiuntive. Queste disposizioni garantiscono che i DDT digitali siano equiparati ai documenti cartacei in termini di validità legale, a condizione che siano rispettate le norme di firma digitale, conservazione a norma e tracciabilità.

Tutti i vantaggi del DDT digitale

Il DDT digitale offre numerosi vantaggi rispetto al tradizionale documento cartaceo, migliorando l’efficienza operativa e garantendo una gestione più sicura e conforme dei documenti di trasporto. Ecco i principali vantaggi del DDT digitale:

Efficienza Operativa

• Riduzione dei Tempi di Gestione: la creazione, invio e archiviazione dei DDT digitali avvengono in tempo reale, riducendo significativamente i tempi di gestione rispetto ai processi cartacei.
• Automazione dei Processi: il DDT digitale può essere integrato nei flussi di lavoro aziendali, automatizzando processi come l’approvazione e la conservazione, con un conseguente aumento dell’efficienza.

Sicurezza e Conformità

• Integrità e Autenticità: grazie alla firma digitale, il DDT elettronico garantisce l’autenticità e l’integrità del documento, riducendo il rischio di manomissioni.
• Conformità Normativa: la conservazione digitale a norma assicura che i DDT siano conservati in modo conforme alle normative vigenti, offrendo protezione legale e riducendo i rischi di sanzioni.

Riduzione dei Costi

• Eliminazione dei Costi di Stampa e Archiviazione: Con il DDT digitale, si eliminano i costi associati alla stampa, alla gestione fisica dei documenti e allo spazio di archiviazione.
• Minore Necessità di Risorse Umane: L’automazione dei processi riduce la necessità di intervento manuale, liberando risorse umane per altre attività strategiche.

Migliore Tracciabilità e Accessibilità

• Tracciabilità in Tempo Reale: Il DDT digitale può essere tracciato in tempo reale durante l’intero processo di trasporto, offrendo maggiore controllo e trasparenza.
• Accessibilità Immediata: I DDT digitali sono facilmente accessibili da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento, facilitando il recupero dei documenti per audit o verifiche.

Questi vantaggi rendono il DDT elettronico una scelta strategica per le aziende che vogliono ottimizzare i loro processi logistici e amministrativi, migliorando al contempo la conformità e la sicurezza dei loro documenti di trasporto.

Quali soluzioni di Intesa supportano la creazione di DDT digitali?

Intesa, offre soluzioni avanzate per la digitalizzazione dei documenti e la gestione della conservazione a norma, perfettamente integrate con le esigenze delle aziende moderne. Ecco alcune delle soluzioni specifiche di Intesa che supportano la creazione e gestione dei DDT digitali:

Conservazione Digitale a Norma

La piattaforma di Conservazione Digitale a Norma consente di conservare in formato elettronico tutti i documenti aziendali, inclusi i documenti di trasporto digitali, garantendo piena conformità alle normative italiane. Questo sistema assicura che i documenti siano integri, autentici e accessibili nel tempo, eliminando i rischi associati alla conservazione cartacea.

Firma Digitale

Intesa offre soluzioni di firma digitale che possono essere utilizzate per firmare i DDT digitali, garantendo l’autenticità e la validità legale del documento. Le firme digitali di Intesa sono conformi agli standard di sicurezza e sono facilmente integrabili nei processi di gestione documentale dell’azienda.

Workflow Documentale

La soluzione di Workflow Documentale di Intesa permette di automatizzare e ottimizzare i processi aziendali, inclusa la gestione dei DDT digitali. Con questo strumento, i DDT possono essere creati, approvati e conservati in modo digitale, migliorando l’efficienza operativa e riducendo i tempi di gestione.

Integrazione con ERP e Altri Sistemi Aziendali

Le soluzioni di Intesa sono progettate per integrarsi perfettamente con i principali sistemi ERP e altri software aziendali, facilitando la digitalizzazione completa dei documenti di trasporto (DDT). Questa integrazione consente alle aziende di gestire i DDT digitali in modo centralizzato, riducendo gli errori e migliorando la tracciabilità.

Intesa si distingue per la sua capacità di fornire soluzioni digitali complete e sicure, supportando le aziende in ogni fase del processo di digitalizzazione e conservazione dei documenti, inclusi i DDT digitali.