Come semplificare lo scambio dei documenti informatici tra aziende
Le linee guida AgID sulla conservazione dei documenti informatici
Ordini, fatture, bolle e documenti di trasporto (DDT). Nella supply chain B2b lo scambio di documenti commerciali è fittissimo.
In questo articolo scoprirai:
Fortunatamente, quasi in nessun caso oggi si tratta di documenti cartacei che vengono spediti fisicamente tramite posta, ma in moltissime realtà è uno scambio che ancora avviene in modo disorganico, con documenti dei formati più disparati e spesso come semplici allegati mail, che una risorsa poi si occupa – manualmente – di riportare e salvare correttamente all’interno dei gestionali aziendali. Con questa gestione, il rischio di errori umani e di perdere documenti è ovviamente altissimo.
Nell’era della digitalizzazione, i servizi che permettono di facilitare lo scambio di documenti informatici tra aziende – come l’Electronic Data Interchange – sono svariati, alcuni richiesti dalla normativa sulla conservazione dei documenti informatici.
La gestione e conservazione dei documenti informatici (le linee guida)
Le fatture elettroniche (probabilmente il documento informatico che più viene scambiato tra le aziende) per esempio, sono tra i documenti che devono essere conservati a norma per legge, seguendo le linee guida AgID sulla gestione e conservazione dei documenti informatici. Le Linee guida di AgID indicano quali formati, standard tecnologici e metadati devono essere utilizzati per conservare a norma i documenti fiscali e non, ma anche come conservare le scansioni dei documenti analogici.
AgID ha rinnovato le linee guida per la conservazione nel settembre 2020, con lo scopo di uniformare la normativa con la creazione di un testo unico di base, aggiungendo degli allegati più tecnici e flessibili, dunque più facilmente modificabili sulla base delle innovazioni tecnologiche che avvengono sempre più velocemente.
Leggi anche: Conservazione a norma: le nuove linee guida AgID.
Insomma, gran parte dei documenti commerciali dev’essere comunque trasportata su formati e in linguaggi ben precisi per poter essere conservata a norma di legge. Ma la conservazione stessa può essere resa molto più semplice se lo scambio stesso dei documenti avviene in linguaggio e formato strutturato, come nel caso dell’EDI.
Come funziona la piattaforma EDI?
L’Electronic Data Interchange è una tecnologia creata appositamente per facilitare lo scambio dei documenti informatici commerciali tra aziende, ed evitare che bolle d’ordine e fatture si perdano tra gli scambi e-mail. In pratica, una piattaforma EDI “connette” i gestionali aziendali di due aziende, traducendo i documenti in un linguaggio standard pre-concordato tra i due business partner, che può variare a seconda dei settori. In questo modo i documenti e le relative informazioni verranno poi “registrate” automaticamente dai rispettivi sistemi aziendali dei due partner. Da un’interfaccia web si può poi tenere sotto controllo lo stato di invio e ricezione dei documenti.
Leggi anche: Tutto quello che devi sapere sull’EDI
Per facilitare lo scambio di documenti informatici tra aziende, conviene dunque dotarsi di una piattaforma EDI, affidandosi a un fornitore in outsourcing.
EDI e conservazione digitale: la nostra soluzione
La piattaforma EDI di Intesa unisce la comodità dell’EDI con il rispetto della normativa: ogni documento scambiato con EDI viene poi automaticamente inviato in conservazione a norma per 10 anni.
L’invio e la ricezione dei documenti commerciali può essere gestita da un’unica interfaccia web supportata dai browser più comuni e accessibile da più utenti con diversi livelli di autorizzazione. Non è necessaria dunque l’installazione di software o hardware aggiuntivi, né il supporto di figure specializzate.
Dal portale è possibile inoltre facilmente gestire lo scambio di documenti commerciali con più partner, segnalando eventuali errori di trasmissione / ricezione.
Perché scegliere di implementare un sistema EDI?
L’EDI è il sistema più utilizzato per facilitare lo scambio di documenti informatici tra aziende. Con una piattaforma EDI tutti i documenti commerciali relativi alla supply chain potranno essere gestiti e conservati a norma in modo automatico, portando gli errori umani a zero e risparmiando tantissimo tempo per le risorse.
Inoltre, grazie all’EDI le informazioni contenute nei documenti informatici saranno standardizzate e quindi trasformate in dati leggibili e molto utili per il business, grazie a una control tower.
Conclusioni
I vantaggi di una piattaforma EDI abbinata alla conservazione a norma sono molteplici: oltre a dematerializzare l’intero ciclo e ad eliminare la carta, l’EDI permetterà anche di automatizzare lo scambio di documenti e di informazioni tra aziende, collegando automaticamente bolle e fatture. I documenti, inoltre, saranno più facilmente reperibili. Infine, se abbinata a una control tower, una piattaforma EDI potrà aiutare ad effettuare analisi sull’andamento del business e prendere decisioni data-driven.
