Firma elettronica avanzata

Firma Elettronica Avanzata: A cosa serve e perchè è indispensabile per le aziende.

La firma elettronica è un processo essenziale nella digitalizzazione e nello scambio di documenti, perché è in grado di garantire valore legale ai documenti e maggiore efficienza alle procedure aziendali.

In questo articolo scoprirai:

La firma elettronica è lo strumento mediante cui sveltire la digitalizzazione e la gestione dei documenti aziendali. A seguito della convalida del Regolamento eIDAS (UE) 910/2014 è stato stabilito quanto segue: i Paesi membri dell’Unione Europea sono chiamati a erogare servizi fiduciari – le marche temporali, gli indirizzi di posta elettronica certificata e le firme – in accordo ad appositi requisiti probatori volti a garantire ai documenti lo stesso valore giuridico di quelli cartacei. La firma elettronica è dunque il servizio versatile e flessibile integrabile a una lunga catena di attività business, con il vantaggio di poter conservare digitalmente i documenti tutelandone la privacy e l’immutabilità. In questo articolo, noi di Intesa abbiamo pensato di fare chiarezza sul valore della firma elettronica avanzata (FEA) e di come essa possa integrarsi con successo a diversi sistemi e applicativi.

Cos’è la Firma Elettronica Avanzata e come funziona?

L’eIDAS (Electronic IDentification Authentication and Signature) definisce la Firma Elettronica Avanzata (FEA) “uno strumento connesso unicamente al firmatario di un documento, capace di favorire l’identificazione dello stesso e generato in accordo a standard di sicurezza molto elevati volti a rendere la firma digitale una proprietà esclusiva del firmatario”. Dal momento che i documenti digitali firmati con la FEA possiedono la stessa validità della convalida scritta, il servizio in questione si rende necessario qualora si operi in ambito fiscale. È questo il caso, ad esempio, delle dichiarazioni dei redditi o della gestione di attività nel settore bancario e assicurativo. A differenza della firma elettronica semplice, la Firma Elettronica Avanzata (FEA) detiene un maggior grado di sicurezza. La prima viene infatti utilizzata per attribuire la titolarità a un documento digitale, la seconda è una firma più strutturata legata a un processo di convalida documentale e riconoscimento del firmatario remotizzato. Ti ricordiamo che esiste anche un servizio di Firma Elettronica Qualificata (FEQ), basata su un certificato rilasciato da un Certificatore accreditato presso l’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID). L’ eventuale disconoscimento della FEQ è a carico di chi ha usato il dispositivo di firma.

Per approfondire: Tutto quello che devi sapere sulla firma elettronica.

A cosa serve la Firma Elettronica Avanzata (FEA)

La Firma Elettronica Avanzata (FEA) garantisce il valore documentale a fini probatori (art. 20 comma 1 bis del CAD). Tra le sue caratteristiche peculiari spicca, infatti, l’immodificabilità del documento per via di un algoritmo di hash che ne preserva l’autenticità e la privacy del firmatario. Dal momento che la firma dovrà essere univocamente riconducibile al soggetto che la appone, l’identificazione dello stesso gioca un ruolo chiave nell’impiego della Firma Elettronica Avanzata (FEA). Di conseguenza, la connessione univoca tra la firma e il firmatario è requisito basilare del servizio che noi di Intesa mettiamo a disposizione dei nostri clienti. Tra i vantaggi oggettivi della FEA, ricordiamo:

• La possibilità di firmare documenti da remoto.
• La conservazione e l’integrità della documentazione sulla quale il soggetto firmatario ha apposto la firma.
• La corrispondenza 1 a 1 tra la firma e il firmatario.
• La validità probatoria della FEA.

A tal proposito, ti ricordiamo che la firma elettronica semplice non può invece considerarsi valida dal punto di vista legale.

I requisiti che deve rispettare la FEA

La Firma Elettronica Avanzata (FEA) si serve di un processo di riscatto del tutto indipendente da aspetti tecnologici regolamentati. In altre parole, il richiedente può fare domanda della propria firma attraverso il supporto e/o il sistema che preferisce. Tuttavia, è importante seguire il corretto iter di implementazione del processo al fine di erogare un servizio FEA che rispetti i requisiti sanciti dalla normativa summenzionata.  Nel dettaglio, è doveroso tener conto di 3 fattori interconnessi tra loro, ognuno dei quali determinerà la validità (o meno) della tua Firma Elettronica Avanzata (FEA).

• L’identificazione del firmatario deve avvenire dal soggetto che eroga la FEA o, in alternativa, da un suo sostituto delegato. Il processo richiede, tra i tanti, la convalida dei documenti d’identità del richiedente.
• Gli obblighi di informazioni impongono che il soggetto provveda alla pubblicazione – anche sul proprio sito internet – delle richieste contenute nell’art. 57 del DCMP 22/2/2013 riguardanti sia i termini e le condizioni d’uso del servizio FEA, sia gli strumenti tecnologici che garantiscono di usare la firma elettronica in ottemperanza a quanto previsto dalla legge.
• La dichiarazione d’accettazione con cui il firmatario sottoscrive le condizioni del servizio.

Per approfondire: Firma Elettronica e Firma Digitale: differenze e quadro normativo.

Firma elettronica avanzata e qualificata con SPID e CIE

Oggi, le piattaforme di firma elettronica più aggiornate, grazie a workflow sempre personalizzabili, riescono a gestire anche procedure molto complesse, mantenendo una customer experience facile e intuitiva.

L’ultima frontiera nella semplificazione dei processi di firma è la possibilità di utilizzare – all’interno dello stesso processo e senza mai uscire dalla piattaforma – un’identificazione con SPID e CIE per l’emissione di un certificato di firma qualificata “one-shot” (cioè la cui validità è limitata alla sessione di firma della pratica).

Questa modalità di firma è particolarmente utile per i business che si basano su transazione documentale e che gestiscono un gran numero di clienti: istituti bancari e finanziari, TELCO, fornitura di energia e assicurazioni.

Le soluzioni di Firma Elettronica per aziende di Intesa

Grazie alla lunga esperienza nell’ambito della gestione documentale e dei processi di firma, Intesa può offrire una piattaforma in grado di creare workflow agili e adattabili.

Intesa Sign è l’unica piattaforma che permette di utilizzare un accesso con SPID e CIE per firmare elettronicamente i documenti, in un’unica sessione. 

L’accesso con SPID e CIE viene utilizzato per riconoscere gli utenti ed emettere un certificato di Firma Elettronica Qualificata.Dopo aver ricevuto il link per la firma, l’utente potrà visualizzare il documento, fare un accesso con le proprie credenziali SPID o CIE e confermare la firma del documento.

Intesa è certificata Certification Authority da AgID, nonché Qualified Trust Service Provider secondo il regolamento summenzionato dell’eIDAS: affidandoti a noi, hai la certezza di rispettare tutti i requisiti della normativa vigente per dematerializzare la tua impresa a tempo di record.

Conclusioni

Curioso di saperne di più sulla Firma Elettronica Avanzata? La Firma Elettronica Avanzata (FEA) crea un mix sapientemente bilanciato di efficacia probatoria – tratto distintivo della convalida cartacea – e sicurezza di un database remotizzato atto a garantire l’immutabilità della tua documentazione aziendale. La firma elettronica avanzata è un processo che richiede una cooperazione tra due o più attori (il richiedente e il Certificatore accreditato), Intesa è la soluzione che ti guida step by step alla volta della dematerializzazione del tuo sistema di business. Mettiti in contatto con noi e raccontaci delle tue esigenze. Noi ci mettiamo la firma.