Tutto quello che devi sapere sulla firma elettronica
Che cos’è, che differenza c’è con quella digitale e quali sono i riferimenti normativi
Quali tipologie di firma elettronica esistono, con quali differenze? Quali sono i riferimenti normativi? In quali casi è obbligatorio usarla? Tutto (veramente tutto) quelli che devi sapere sulle firme elttroniche.
In questo articolo scoprirai:
Partiamo dalle basi. Se sei arrivato su questa pagina, sicuramente avrai sentito parlare di firma elettronica o di firma digitale. Qui troverai tutto ciò che devi sapere, e di certo non è poco. Ma in Intesa facciamo le cose con ordine, quindi partiamo dalle basi.
Intesa propone servizi di firma elettronica dedicati ai privati e alle aziende. Il nostro obiettivo è rendere facile il processo di acquisizione della firma e garantire il valore probatorio dei documenti, laddove sia necessario. Per questo proponiamo soluzioni diversificate in base alle esigenze dei clienti.
Che cos’è la firma elettronica?
La definizione di “firma elettronica” è data sia dal regolamento eIDAS 910/2014, sia dal CAD (Codice Amministrazione Digitale). La firma elettronica non è semplicemente un disegno digitale della nostra firma, ma è bensì un codice, segno o simbolo digitale che può avere diverse forme: può essere composta da un “nome utente” e una password, può essere contenuta in una chiavetta USB o una smart card, ma può anche essere racchiusa nella nostra impronta digitale. A seconda di come si appone la firma e dei passaggi di verifica per certificarne la veridicità, esistono tre diverse tipologie di firma elettronica, dalla meno sicura alla più sicura.
- Firma Elettronica Semplice
- Firma Elettronica Avanzata
- Firma Elettronica Qualificata
Differenza tra firme elettroniche
Lo schema qui sopra è naturalmente una semplificazione assoluta delle differenze tra firma elettroniche. Come si può notare, soltanto la Firma Elettronica Avanzata e la Firma Elettronica Qualificata hanno “valore probatorio”, cioè possono essere portate in un tribunale per testimoniare che un documento, un accordo o un contratto è stato effettivamente firmato.
In pratica, hanno lo stesso valore della firma autografa.
La FES, invece, non è automaticamente equiparata a una firma autografa per legge, ma starà al giudice stabilire se il processo con cui è stata generata la Firma Elettronica Semplice possa considerarsi sicuro o meno.
Per approfondire: Firmare contratti online: una prassi sempre più diffusa.
Ma cosa rende una firma elettronica avanzata o qualificata una “firma” al pari di quella autografa? Per poter avere il “valore probatorio”, le firme elettroniche devono garantire:
– l’identificazione di chi sta firmando
– la connessione univoca tra chi sta firmando e la firma
– il controllo esclusivo, da parte di chi sta firmando, sul sistema di generazione della firma
– l’integrità del documento, che non può più essere modificato una volta firmato (e chi firma deve essere in grado di verificare che non ci siano stati cambiamenti)
– la possibilità di verificare che il documento informatico sottoscritto non abbia subito modifiche dopo l’apposizione della firma
Cos'è la firma digitale? C'è differenza con quella elettronica?
Nonostante si usi l’espressione “firma digitale” per riferirsi genericamente delle firme elettroniche, in Italia la Firma Digitale è un particolare tipo di Firma Elettronica Qualificata, definita dal Codice dell’Amministrazione Digitale, che utilizza una tecnologia di “chiavi asimmetriche”.
Cos'è la firma grafometrica?
La Firma Grafometrica è una firma che viene disegnata dal firmatario su un particolare tipo di tablet (quindi non un semplice tablet come quello che potremmo avere a casa) e automaticamente digitalizzata e apposta sul documento. La Firma Grafometrica, tuttavia, non è un semplice “disegno”: il tablet infatti è in grado di raccogliere anche i dati biometrici che contribuiscono a determinare la veridicità della firma, come per esempio il ritmo e la velocità della penna, la pressione, l’accelerazione e il movimento.
Per approfondire: Cos’è la firma grafometrica e come funziona
Aspetti e riferimenti normativi della firma elettronica
Approfondiamo ora gli aspetti normativi della firma elettronica. La firma elettronica è regolamentata sia a livello nazionale, dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), che a sua volta fa riferimento al Codice Civile, sia a livello europeo dall’eIDAS.
Per approfondire: Firma Elettronica e Firma Digitale: differenze e quadro normativo.
Il documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta e ha l’efficacia prevista dall’articolo 2702 del Codice civile quando vi è apposta una firma digitale, altro tipo di firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata o, comunque, è formato, previa identificazione informatica del suo autore.
La citazione qui sopra è tratta dall’Art. 20, ed è l’articolo che equipara a tutti gli effetti le firme elettroniche avanzate (firma grafometrica compresa) e le firme elettroniche qualificate (quindi anche Firma Digitale) a una firma autografa.
A livello di eIDAS, invece, all’Art. 25 del regolamento si legge: “A una firma elettronica non possono essere negati gli effetti giuridici e l’ammissibilità come prova in procedimenti giudiziali per il solo motivo della sua forma elettronica o perché non soddisfa i requisiti per firme elettroniche qualificate.”
Anche in Europa, dunque, nessun dubbio sulla validità di una firma elettronica, anche nel Regno Unito dopo la Brexit. La validità della firma elettronica extra-UE, invece, dipende dal paese che regolerà il contratto, ed è quindi buona norma verificare la normativa del Paese in cui si opera.
Quando è obbligatorio usare la Firma Elettronica?
Il Codice dell’Amministrazione digitale dà indicazioni precise anche su contratti, atti e documenti in cui è obbligatorio usare una Firma Elettronica Qualificata e su quali invece è possibile apporre una Firma Elettronica Avanzata.
In questo caso possiamo fare riferimento all’Art 21 del CAD, che a sua volta si appoggia all’Art. 1350 del Codice Civile. I documenti elettronici che devono essere obbligatoriamente sottoscritti, pena nullità, con una FEQ sono quelli elencati proprio all’Art 1350 del Codice Civile numeri da 1 a 12. Per tutti gli altri c’è invece la possibilità di sottoscriverli con FEQ, FEA, Firma Digitale o con SPID.
Per approfondire: Firma elettronica e conservazione a norma: cosa prevede la normativa?
Il consiglio dell’esperto
«Come suggerimento generale» ha affermato Marco Galli, Senior Associate dello studio Gattai, Minoli, Agostinelli & Partners intervenuto ad un webinar di Intesa, «posso dire che, nel momento in cui si va a esaminare una strategia o una soluzione di firma nella propria azienda, è anche importante comprendere quali possono essere i contratti o gli atti che normalmente vengono sottoscritti o utilizzati e avere ben chiaro quale soluzione di firma può essere utilizzata per una determinata tipologia di contratto piuttosto che un’altra».
I vantaggi della firma elettronica
La Firma Elettronica ha numerosi vantaggi: in termini di tempo salvato per raccogliere tutte le firme, di costo risparmiato nelle ore di lavoro per raccogliere e archiviare i documenti e nell’acquisto della carta (che porta con sé un notevole vantaggio per l’ambiente).
Un ulteriore vantaggio sarà dato inoltre dall’incremento della soddisfazione dei clienti, che potranno usufruire di una customer experience completamente digitale per la firma dei contratti.
Per approfondire: La Storia di Successo di Sorgenia.
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FEQ: quando scade il certificato di firmatario, “scade” anche il documento firmato?
No, se è stato conservato a norma: la soluzione di firma Intesa Sign, per esempio, prevede infatti anche la conservazione sicura e a norma dei documenti, garantendone l’integrità, e quindi la validità giuridica, nel tempo.
Come posso acquisire una firma elettronica e digitale?
Per la Firma Semplice non è richiesta l’attività di identificazione o riconoscimento. Per acquisire la Firma Elettronica Avanzata e la Firma Elettronica Qualificata è necessario rivolgersi ad un QTSP (Qualified Trust Service Providers), accreditato presso l’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID), poiché è richiesta l’identificazione del richiedente la firma.
