Conservazione del Libro Unico del Lavoro (LUL)
LUL: come conservarlo in formato digitale e i vantaggi
Scopri insieme a noi come conservare a norma il Libro Unico del Lavoro e i vantaggi del software di conservazione digitale per il LUL di Intesa.
In questo articolo scoprirai:
Partiamo dall’inizio: che cos’è il Libro Unico del Lavoro (LUL)?
Il LUL, è un registro in cui i datori di lavoro devono annotare per ogni dipendente i dettagli riguardanti l’assunzione, le modifiche contrattuali, le retribuzioni, le presenze e le assenze e la cessazione dei rapporti di lavoro. In Italia la compilazione del Libro Unico del Lavoro è obbligatoria per tutti i datori di lavoro privati, fatta eccezione per quelli domestici. Il LUL sostituisce i vecchi “libri paga” ed è stato introdotto con il Decreto Legislativo n. 112 del 2008 con l’obiettivo di semplificare e unificare tutte le registrazioni relative ai rapporti di lavoro in un unico documento.
In questo articolo vediamo quali sono le modalità di conservazione del Libro Unico del Lavoro.
Il Libro Unico del Lavoro in modalità elettronica
Il LUL oggi nella maggior parte dei casi viene originato in modalità elettronica, poiché anche la registrazione delle presenze dei dipendenti e l’emissione dei cedolini avviene in digitale.
Attenzione però: generare il Libro Unico del Lavoro in modalità elettronica o digitale non significa generare il Libro Unico del Lavoro Telematico.
Il Libro Unico del Lavoro (LUL) Telematico doveva essere compilato e conservato unicamente in modalità telematica, tramite un apposito software messo a disposizione dall’INPS, ma è stato abolito con il Decreto Semplificazioni del 2020. A partire dal 1° gennaio 2021, i datori di lavoro sono tornati alla compilazione del Libro Unico del Lavoro in modalità cartacea o mista (cartacea e telematica), con la possibilità di conservare il registro in formato elettronico.
Conservazione del Libro Unico del Lavoro a norma di legge
La conservazione del Libro Unico del Lavoro (LUL) deve avvenire in formato elettronico, garantendo l’integrità, l’autenticità e la leggibilità dei dati nel tempo. Il documento deve essere conservato presso la sede legale del datore di lavoro o presso un consulente del lavoro abilitato. È obbligatorio utilizzare sistemi di conservazione digitale a norma che rispettino le disposizioni del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e le regole tecniche in materia di conservazione dei documenti informatici.
Soggetti da registrare nel Libro Unico del Lavoro (LUL)
Nel Libro Unico del Lavoro (LUL) devono essere registrati tutti i lavoratori subordinati, inclusi i dirigenti, nonché i collaboratori coordinati e continuativi e gli associati in partecipazione con apporto lavorativo. Sono inclusi anche i lavoratori a progetto e i lavoratori occasionali. Non devono invece essere registrati i tirocinanti, gli stagisti e i soci di cooperative di lavoro che non hanno un rapporto di lavoro subordinato.
Il software Intesa per la conservazione del Libro Unico del Lavoro
Intesa, in qualità di Conservatore Qualificato, offre soluzioni di digitalizzazione e conservazione a norma per il Libro Unico del Lavoro. Il software di conservazione digitale si adatta alle esigenze delle imprese di ogni dimensione, offrendo un’integrazione molto semplice con i sistemi dei clienti e un servizio completo, compreso di Manuale della Conservazione e Disciplinare Tecnico.
I vantaggi del software di conservazione a norma di Intesa
La conservazione digitale del LUL con Intesa presenta numerosi vantaggi per le imprese, tra cui:
- I documenti possono essere consultati rapidamente e in sicurezza.
- Non è necessario vidimare manualmente i documenti presso l’INAIL.
- La digitalizzazione riduce gli errori di compilazione.
- Migliora l’efficienza interna e riduce i costi di gestione documentale.
Intesa ti guiderà passo passo nella costruzione di un servizio adatto alle tue esigenze e a norma di legge. Scopri di più sulla Conservazione a Norma e contattaci oggi stesso per una consulenza personalizzata.
Che cos'è il Libro Unico del Lavoro (LUL)?
Il LUL è un registro obbligatorio per i datori di lavoro privati, dove vengono annotati i dettagli dei dipendenti riguardanti assunzione, modifiche contrattuali, retribuzioni, presenze, assenze e cessazioni dei rapporti di lavoro.
Che cosa contiene il LUL?
Per ciascun lavoratore, nel Libro Unico del Lavoro, devono essere registrati: - dati anagrafici - qualifica - livello, retribuzione base, anzianità di servizio - posizioni assicurative - erogazioni di denaro o in natura corrisposte o gestite dal datore di lavoro (compresi i rimborsi spese) - calendario delle presenze da cui si possa evincere per ogni giorno il numero delle ore svolte da ogni subordinato, gli straordinari, le assenze, le ferie e i riposi
Chi è tenuto a compilare il LUL?
Tutti i datori di lavoro privati devono compilare il LUL, eccetto i datori di lavoro domestici. Le pubbliche amministrazioni e le imprese familiari senza dipendenti esterni sono esentate.
Quali lavoratori devono essere registrati nel LUL?
Devono essere registrati i lavoratori subordinati, i collaboratori coordinati e continuativi, e gli associati in partecipazione con apporto lavorativo. Non devono essere registrati tirocinanti, stagisti e soci di cooperative senza rapporto subordinato.
Per quanto tempo si conserva il LUL?
Il LUL deve essere conservato a norma per 5 anni dalla data di ultima registrazione.
Come deve essere conservato il LUL?
Il LUL deve essere conservato in formato elettronico, garantendo l'integrità e la leggibilità nel tempo, utilizzando sistemi di conservazione digitale a norma che rispettino il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD).
Cosa succede se non conservo il LUL? Ci sono delle sanzioni?
La mancata conservazione del LUL prevede sanzioni non solo per la mancata conservazione (punita secondo le disposizioni dell’art. 39, comma 7, del D.L. n. 112/2008) ma anche per il mancato rispetto delle norme a tutela della privacy (D.Lgs. n. 196/2003).
Quali sono i vantaggi della conservazione digitale del LUL con Intesa?
La conservazione digitale con Intesa offre accessibilità immediata e sicura, elimina l'obbligo di vidimazione INAIL, riduce gli errori di compilazione, e ottimizza i processi interni riducendo i costi di gestione documentale.
